E-post är den största kontorsproduktivitetshöjaren sedan telefonens uppfinning. E-post är det största slöseri med arbetstid sedan kaffebryggarens uppfinning.

Senast har jag lutat mot den senare propositionen. Jag beräknar att endast en av fem meddelanden som gör det via Gmails skräppost i min inkorg, är värda den tid det tar att öppna och läsa dem.

Relaterade historier

• Slå samman dina Gmail- och iPhone-kontakter li>
• Synkronisera kontakter och kalendrar mellan Outlook, Gmail och iPhone
• Slå samman dina Outlook- och Gmail-kontakter
• Spara Outlook-e-post till din hårddisk
• Ta bort bilagorna från ditt Outlook-e-postmeddelande

Detta inkluderar inte spam-Gmail identifierar och blockerar automatiskt, vilket under de senaste åren har sjunkit från mer än 90 procent av alla meddelanden som skickats till drygt 70 procent, enligt Symantec.

Det är fortfarande mycket skräp som blockerar Net-o-sfären och förlänger våra arbetsdagar i onödan. Så här spenderar du mer tidskommunikation och mindre tidskrävande med ditt e-postkonto.

Enkel röst-till-e-post transkriptioner via Google Voice

De två mest uppenbara alternativen till e-post är den gamla, tillförlitliga telefonen och det som inte är lika pålitliga direktmeddelande. Telefonsamtal och snabbmeddelanden ger inte den semestående posten som e-posttrådarna erbjuder, även om de flesta ledande chattjänster och IM-aggregat som den gratis Adium-chatklienten med öppen källkod låter dig behålla en logg på dina chattar.

Med Facebook-meddelanden och Google Chat kan du visa (och ta bort) din meddelandeshistorik. Twitter Direktmeddelande sparar för närvarande dina senaste 100 meddelanden som skickats och mottogs via den tjänsten, enligt Twitter Hjälpcenter.

Nuans Dragon Dictation-app för iPhone, iPad och iPod Touch kan du spela in ett röstmeddelande och konvertera det till text som du kan skicka via e-post. (Liknande produkter är tillgängliga från företaget för Android och BlackBerry-telefoner.)

Du kan göra samma röst-till-e-postkonvertering från vilken telefon som helst genom att ringa ditt Google Voice-nummer. Tjänsten transcriberar automatiskt ditt röstmeddelande och sedan kan du maila transkriptionen. När du har lämnat meddelandet till dig själv öppnar du ditt Google Voice-konto, klickar på Mer längst ner i meddelandet och väljer E-post.

Som standard kommer den e-postade transkriptionen att innehålla ett burkmeddelande om inspelningen och transkriptet samt en länk till den ursprungliga röstinspelningen. För att skicka enbart transkriptionen anger du mottagarens e-postadress, avmarkerar alternativet inkludera-en-länk längst ner i sändningsfönstret och väljer och tar bort det blinda meddelandet.

Kvaliteten på Google Voices transkriptionsmotor är hit-och-miss, men de flesta är minst begripliga (om det ibland är humoristiska). Medan du inte nödvändigtvis vill skicka en sådan transkription till en potentiell klient eller arbetsgivare, är röst-till-text-konvertering lämplig för de flesta vardagliga kommunikationer.

Kortmeddelande tjänster är inte värda ansträngningen

Ju längre e-postmeddelandet desto mindre är mottagaren faktiskt att läsa den. Shortmail-tjänsten begränsar meddelanden till 500 tecken, vilket är mer än tre gånger kvittens längdgräns men ändå ganska måttligt, särskilt för verbose e-postrar som din sanning.

Mitt nötkött med tjänsten är inte gränsen för meddelandelängd men kravet att du använder ännu - en annan e-postadress, den här med URL-adressen "shortmail.com". Du kan använda ditt Twitter-användarnamn och logga in på tjänsten med dina Twitter-uppgifter, som automatiskt importerar dina Twitter-kontakter. Du kan också importera kontakter från andra webbtjänster.

En serie tjänster som heter two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es och five.sentenc.es tar en subtil metod för att uppmuntra e-brevhet. Sidorna ber dig frivilligt begränsa dina meddelanden till det antal meningarna och klistra in en länk till sajterna för att förklara gränsvärdet och begära att dina mottagare antar längdgränsen.

Jag är benägen att låta e-postförfattare fortsätta så länge de vill veta att jag läser så mycket av sitt meddelande som jag tycker är användbart eller intressant och hoppa över resten. På samma sätt är de personer som jag mailar gratis att ignorera något eller hela mitt meddelande. Det är inte som att vi får betalt av ordet (åtminstone inte än).

Isolera organisationens interna meddelanden

Som jag nämnde ovan kan Facebook, Twitter och andra populära sociala nätverk låta dig skicka meddelanden till enskilda vänner och anhängare. En viktig fördel med sociala nätverk är att det är bekvämt att kontakta någon utan att behöva logga in på en annan tjänst eller, om du redan är inloggad, måste hoppa mellan webbläsarfönster. En primär nackdel är att ha dina meddelanden lagrade på flera olika ställen.

Det är dock inte så stort ett problem för människor inom en organisation. En vän som arbetar för en populär webbservicetjänst bokade nyligen att inkorgen för sitt företags e-postkonto är nästan tom. Det beror på att tjänsten nyligen bytte till ett "företags socialt nätverk" för all sin interna kommunikation.

Två av de mest populära sådana tjänsterna är Yammer och Salesforce.com's Chatter. Båda tjänsterna använder organisationens egen webbadress och kommer i gratis och avgiftsbaserade versioner. Båda lovar också att gå utöver enkla meddelanden för att göra det lättare att utnyttja företagets kollektiva hjärnkraft.

Som med någon ny tjänst som lovar att öka produktgruppens produktivitet, får nyckeln människor att använda den. För många arbetstagare kommer allt som kommer att minska den tid de spenderar att rensa detritus ur inkorgen, värt att prova.

Det verkar som om en dag inte går utan införandet av ett nytt sätt att nå människor - enskilt eller i grupper - liksom att dela filer, samordna projekt och posta till bloggar, bland annat aktiviteter. Ingenting har kommit med än det gör det hela vägen gör. Somedag kommer e-post att gå vägen för quillpenna, men inte än. Fram till dess fortsätter vi leta efter sätt att se till att tekniken fungerar för oss, inte mot oss.