Med tekniken alltmer sammanflätade med alla aspekter av verksamheten kan CNET @ Work hjälpa dig - från prosumers till småföretag med färre än fem anställda - komma igång.

För Todd Spodek har beslutet att utrusta sin advokatbyrå i New York med Googles programvara kokat ner ett enda behov: samarbete.

"Vi bosatte oss på Google eftersom det var i spetsen för molnbaserade verktyg", säger Spodek, som är chef för Spodek Law Group PC "Vi har tre kontor, så synkroniserad information är nyckeln, eftersom det gör det möjligt för oss att göra allt på distans.

"Det är verkligen en strömlinjeformad process, och allt är enkelt att hantera, " tillade han.

G Suite, som Googles Apps for Work blev rebranded förra året, byggdes för internet - ingen överraskning där, med tanke på Googles post-PC-arv. Detta tillvägagångssätt har informerat sina ansökningar, vilka fungerar på molnet. Det innebär också att ditt företag aldrig kommer att förlora data eller dokument eftersom alla ändringar på Google-dokument automatiskt sparas och säkerhetskopieras till ett Google-moln. Allt ditt lag behöver är en webbläsare på en dator eller mobil enhet med internetanslutning.

Om du migrerar från Microsoft, kom ihåg att det kan ta ett tag att byta arbetsflöde från MS Office till Google Apps. Det kan också kräva tid - och lite uppmuntran - att övertyga vissa användare att acceptera mappstrukturen i Gmail jämfört med vad de har vant med att använda med Outlook.

Är G Suite för alla?

Behov och prioriteringar är emellertid inte enhetliga. låt oss titta på några områden där G Suite kanske inte är rätt för ditt lilla företag.

Medan Google har minskat funktionerna klyftan från vad det var år sedan, är G Suite-dokument och bildspel fortfarande begränsat än Microsofts Word och PowerPoint. Så om du känner behovet av alla möjliga funktioner, är Office det bättre valet.

Eftersom allt är i molnet med G Suite, blir dina anställda tillfälligt avbrutna om deras internetanslutning går eller om det finns ett avbrott hos Google.

Google tidigare i år meddelade att det skulle sluta skanna e-postmeddelanden av personer som använder sitt gratis Gmail-e-postmeddelande för att personifiera. Företaget har befriat G Suite-företagskonto från annonsannonsering. Fortfarande kan vissa ha långvariga sekretessproblem om huruvida någon läser e-post. I slutändan blir frågan hur paranoid du är.

Förmodligen rätt för dig

Men det är små problem. Samtidigt är företaget mitt i att lägga till 10 nya funktioner i sviten senast i slutet av året. Om du är en start eller ett litet företag, låt oss ta en närmare titt på varför G Suite kan vara rätt för dina behov.

Pris

Priset är attraktivt. G Suite erbjuds i olika nivåer och versioner. En månadsabonnemang för professionella kontor och affärsversioner varierar mellan $ 5 och $ 10 per användare. Motsvarande månads kostnad för affärsversionerna av Microsoft Office 365 varierar mellan $ 8, 25 och $ 15 per användare för premiumutgåvan.

Förtrogenhet

Tack vare Googles ikoniska varumärkesstatus är många av dina anställda förmodligen redan bekanta med Gmail och med de andra G Suite-produkterna - och Google Dokument, Kalkylark och Kalender har alla minimala inlärningskurvor. Det betyder att du inte behöver oroa dig för att utbilda anställda eller investera i intern supportpersonal.

Se även: Den ultimata guiden till Gmail-säkerhetskopiering

Enkelhet

En enda inloggning garanterar åtkomst till hela programpaketet, och användare i samma arbetsgrupper kan automatiskt dela information. Det gör det bekvämt att samarbeta om digitala filer i realtid av anställda - eller till och med dina kunder.

Det finns en stor fördel när det gäller e-postorganisation: I stället för att täppa upp datorns hårddisk med gigabyte av e-postmeddelanden, kan du enkelt arkivera meddelanden i molnet och behöver aldrig oroa dig för att synkronisera dem till en annan enhet.

Se även: Google ger smart svar till Gmail för Android och iOS

bekvämlighet

Att vara molnbaserad översätter till bekvämlighet. Medarbetare kan få tillgång till sin information var de än befinner sig från vilken enhet som helst. Och om de fastnar någonstans utom räckhåll och inte kan hitta en internetuppkoppling, kan de fortfarande få tillgång till sina dokument offline. Admins kan också styra offlineåtkomst med hjälp av enhetspolicy.

Möjligheten att samarbeta är i allmänhet mycket lättare med Google. Det eliminerar att du behöver bära runt en tummin enhet för att synkronisera mellan ett skrivbord och din bärbara dator om du behöver arbeta på distans.

Se även: Google Dokument: Den här stora uppdateringen har bara lagt till några seriösa nya funktioner

Kompatibilitet

G Suite förenklar dokumentdelning och gruppredigering. Istället för att gå igenom ett Word-dokument och försöka hålla reda på ändringar kan flera redaktörer jobba på samma Google Doc-fil samtidigt. Vissa kan drabbas vid att byta givna Microsoft Office popularitet. Men G Suite tillåter användare att redigera Office-filer utan att kräva att de har Office-programvara. När du har ändrat en fil kan användarna välja Arkiv> Hämta från menyn för att spara alla redigerade dokument tillbaka till Office-formatet. Google erbjuder också en förlängning som låter användare redigera Office-filer utan att behöva konvertera dem till Google-formatet.

Se även: Google lanserar Chrome Enterprise, syftar till att integrera med fler affärssystem

säkerhet

Om ditt företag är beroende av Android - som vi kan komma ihåg, är världens mest populära telefonplattform - eller Google Chromebooks, G Suite erbjuder ett smidigt inslag i dessa hårdvarusystem. Om du tillhandahåller anställda med företagsägda Android-telefoner, tillhandahåller G Suite också säkerhets- och administrationsverktyg som kan fjärrställa enheten och blockera den från att användas av någon annan i händelse av stöld eller förlust.

Se även: Google lägger till företagsgränssnittskontroller för G Suite

Det finns säkert fler funktioner i Word, Excel, PowerPoint och andra Microsoft-erbjudanden. Men förutom det sällsynta tillfälle, hur många gånger kommer du verkligen sakna att inte längre ha tillgång till dessa funktioner? De flesta använder bara en bråkdel av klockorna och visselpipor som Microsoft gör i sina apps ändå.