Sex sätt att arbeta snabbare i MS Outlook

Organisationer som är stora och små är beroende av Word-dokument, Excel-kalkylblad och PowerPoint-presentationer för att få jobbet gjort. På vissa sätt är Outlook den stackars kusinen till de tre profilerade Office-apparaten. Men den sanna arbetshästen i Microsofts allestädes närvarande svit är e-mail / contact manager / task scheduler.

Dessa sex tips för Outlook 2010, 2007 och 2003 låter dig spendera mindre tid på att återskapa arkiverade meddelanden, jogga ditt minne om påminnelser, dra filer för att skicka dem som bilagor, lägg till termer i stavningskontrollen, rensa utrymme på aktivitetsfältet och förbättra Din lista över klickbesparande tangentbordsgenvägar för Outlook.

Arkivera en mapps meddelanden i ditt schema

Många människor behöver inte arkivera sitt Outlook-e-postmeddelande, istället välja att ta bort gamla meddelanden eller bara låta dem ackumuleras. De flesta organisationer lockar dock storleken på enskilda Outlook-konton, så du kan få ett meddelande från IT-personerna om att arkivera några av ditt gamla e-postmeddelande.

Arkivering kan förhindra att mappen blockeras, men att hämta arkiverade meddelanden tar längre tid än att återuppta ej arkiverade. Det kan hända att du behöver enkel åtkomst till meddelanden som är äldre än Outlooks standardinställningar för automatisk arkivålder på 6 månader. Det är lätt att fördröja all Outlook-arkivering eller programmets arkivering av specifika mappar och meddelanden.

(Observera att Outlook 2010: s Clean Up-funktion automatiskt tar bort det som identifieras som överflödiga meddelanden i valda mappar. Det är inte detsamma som att arkivera gammalt e-postmeddelande.)

För att aktivera automatisk arkivering av post i en viss mapp, högerklicka på mappen och välj Egenskaper> AutoArchive. Som standard kör arkivet var 14: e dag och gäller för meddelanden som är äldre än sex månader. Om du vill ändra standardinställningarna väljer du knappen Standardarkivinställningar för att öppna dialogrutan AutoArchive. Här kan du ändra frekvensen för arkivering, längden av tidsmeddelandena kvarstår, och platsen för din archive.pst-fil.

För att anpassa en enskild mapps arkivinställningar, högerklicka på den, välj Egenskaper> AutoArchive, välj "Arkivera den här mappen med dessa inställningar" och gör dina val. För att förhindra att ett enskilt meddelande arkiveras öppnar du det och klickar på Arkiv> Info> Egenskaper i Outlook 2010 och 2007 eller Arkiv> Egenskaper i Outlook 2003. Markera "Gör inte AutoArchive this item."

Gör dina påminnelser mer informativa

Outlook tillåter dig att tilldela vissa meddelanden till en färgkodad kategori eller markera dem med en uppföljnings flagga. Även med dessa visuella signaler kan du behöva lite hjälp med att komma ihåg meddelandets betydelse. Om du vill lägga till en beskrivning som visas bredvid flaggan när du öppnar meddelandet väljer du Följ upp> Anpassat och anger ett ord eller en förklaring.

För att lägga till en påminnelse som också kommer att visas i dina uppgifter och kalender, högerklicka på meddelandet och välj Följ uppåt> Lägg till påminnelse. I fältet "Flagga till" lägg till en beskrivning av uppföljningsåtgärden. Denna text kommer att visas längst upp i meddelandet tillsammans med annan information om påminnelsen.

Det snabba sättet att skicka en fil bilaga

Det typiska sättet att fästa en fil i ett e-postmeddelande är att öppna ett nytt meddelande, välja ikonen för paperclip och navigera till filen i mappfönstret som visas. Om du befinner dig i Utforskaren eller något mappfönster kan du högerklicka på filen och välja Skicka till> E-postmottagare, som öppnar ett nytt meddelande i ditt standardprogram för e-post.

Det kan hända att du kan spara ännu mer tid genom att dra filen direkt i din Outlook-inkorg, vilket också öppnar ett nytt meddelande med filen som automatiskt bifogas.

Anpassa Outlook stavningskontroll

Stavfel är exakt oprofessionellt, vilket gör att Outlook stavningskontrollfunktion är oumbärlig för de flesta. Ingen stavningskontrollord innehåller alla de ord du brukar använda regelbundet i dina korrespondenser. Du kan göra Outlook stavningskontrollen mer exakt genom att lägga till namn och termer du använder ofta. I Outlook 2010 och 2007 väljer du Arkiv> Alternativ> E-post> Stavning och autokorrigering> Anpassade ordlistor> Redigera ordlista. Lägg till dina nya villkor en i taget och klicka OK två gånger.

I Outlook 2003 klickar du på Verktyg> Alternativ> Stavning och väljer Redigera-knappen under "Redigera anpassad ordlista." Klicka genom varningen, lägg till de nya villkoren i Custom.dic-filen, klicka på Arkiv> Spara och sedan Arkiv> Avsluta. (OK, det här tipset sparar inte mycket tid, men det kan få dig att se bättre ut.)

Microsoft tillhandahåller mer information om anpassade ordböcker i Outlook och andra Office 2010-appar på Office Support-webbplatsen.

Minimera Outlook till anmälningsområdet

Halvvägs genom din arbetsdag kan din aktivitetsfält bli ganska trångt med minimerade applikationer, även om du väljer alternativet att gruppera flera öppna fönster efter program. (För att ställa in det här alternativet högerklickar du på Aktivitetsfältet, väljer Egenskaper> Aktivitetsfält och väljer "Alltid kombinera, dölja etiketter" i rullgardinsmenyn bredvid "Aktivitetsfältsknappar".)

Du kan ta Outlook ut ur aktivitetsfältet genom att bara placera den minimerade ikonen i meddelandefältet. För att göra så högerklickar du på ikonen Outlook i meddelandefältet och väljer Dölj när Minimerat. Outlook kommer därefter att minimera endast till anmälningsområdet snarare än till aktivitetsfältet.

Byt snabbt till en annan Office-app

Om du har en Office-app öppen är chansen att du så småningom behöver göra lite arbete i en annan. Du kan öppna ett nytt Word-dokument, Excel-kalkylblad, PowerPoint-presentation eller annan typ av fil från Outlook genom att trycka på Ctrl + Shift + H. Den här tangentbordsgenväggen öppnar dialogrutan Ny Microsoft Office Document. Välj bara önskad typ av fil och klicka på OK.

På Microsoft Office-webbplatsen listas tiotals kortkommandon för Outlook 2010, Outlook 2007 och Outlook 2003. Här är genvägarna för e-post:

Byt till Inkorgen: Ctrl + Skift + I

Byt till Utkorg: Ctrl + Skift + O

Välj konto för att skicka meddelande från: Ctrl + Tab (fokusera på Till linje) och fliken sedan till Konton

Skicka: Alt + S

Svara på ett meddelande: Ctrl + R

Svara alla på ett meddelande: Ctrl + Skift + R

Markera ett meddelande som inte skräp: Ctrl + Alt + J

Visa blockerat externt innehåll (i ett meddelande): Ctrl + Shift + I

Skicka till en mapp: Ctrl + Shift + S

Kontrollera efter nytt mail: Ctrl + M eller F9

Gå till nästa meddelande: Uppåtpil