Med tekniken alltmer sammanflätade med alla aspekter av verksamheten kan CNET @ Work hjälpa dig - prosumers till småföretag med färre än fem anställda - komma igång.

Mitt i frenesi och spänning i att starta ett eget litet företag är behovet av att utvärdera och skaffa teknologisystem förmodligen den minst intressanta uppgiften på din att göra-lista.

Men att välja rätt tekniskt arsenal för ditt växande småföretag är en kritisk process, även om det är svårt att föreställa sig hur vissa system passar in i din verksamhet både nu och i framtiden.

För småföretag är CRM-programvara en av de potentiella huvudskraporna. CRM är tekniskt nonessential, men det är utformat för att hjälpa dig att bygga och upprätthålla bättre relationer med dina kunder och öka kundnöjdhet och lojalitet.

I sin enklaste är CRM-mjukvaran en databas över kundinteraktioner som företag använder för att hjälpa sina försäljningsgrupper och servicetekniker öka försäljningen och förbättra kundservicen. Beroende på företagets behov kan CRM bara hjälpa till att underlätta överföringen av kunddata till molnet eller inkludera mer sofistikerade funktioner för att hjälpa team att samarbeta med kollegor, kommunicera med kunder, skicka personliga e-postmeddelanden och samla in insikter från sociala medier.

Utan ett CRM-system hanterar de flesta företag kundanslutningar och information med hjälp av gammaldags klammer: Excel-kalkylblad, Google-dokument, e-post eller till och med notekort och Rolodex. Dessa saker fungerar bra för vissa småföretag, men de erbjuder lite när det gäller skalbarhet och kundinsikt.

"Taket industrin är i allmänhet inte känd som tidiga adoptörer av ny affärsteknik", säger Mason Tuttle, affärssystemanalytiker för Malarkey Roofing Products i Portland, Oregon. "Innan CRM åberopade vi officiellt på Excel-ark, men en hel del kundinteraktion var också i medarbetarnas e-postinkor."

Post-CRM, Tuttle sa att Malarkey Roofing kunde knyta samman alla kunddata som levde i Excel, Microsoft Access-data och data från företagets bokföringssystem till ett centralt läge. "Det har gjort oss mer organiserade och effektiva", sa han.

Innan du börjar jämföra CRM-programvaruleverantörer måste du först avgöra om ett CRM-system är rätt för ditt företag.

Vissa företag börjar använda CRM eftersom de vill spåra försäljningen redan från början. andra gör det för insikten om kundinteraktioner eller för att automatisera vissa processer när de växer. Försök att faktorera inte bara vart du är idag, men vart du vill vara på ett år från och med nu, när försäljnings- och kundförvärv har nått fart.

"Så snart du har något att sälja, och så fort du har kunder som du vill bygga och behålla starka relationer med, blir CRM nödvändigt", säger Clint Oram, grundare och CMO för SugarCRM. "Om det används korrekt är CRM det verktyg som hjälper ett litet företag att erbjuda en överlägsen erfarenhet till sina kunder."

När det gäller Malarkey Roofing var beslutet baserat på behovet. Företaget ville genomföra en centraliserad datamodell och ett system som skulle förbättra och effektivisera affärsprocesser. Kombinerade med en önskan att utvärdera saker som försäljningstillväxtstrategier blev CRM det logiska nästa steget.

För vissa företag är en enkel kontaktchef troligtvis mer än kapabel att hantera kundrelationer. Om du kör en eller två personer och får lite eller ingen upprepad verksamhet, kommer ett fullblåst CRM-system att bli överkill. Samma sak gäller om du bara har några stora kunder - det beror verkligen på var du är som företag och vad dina mål är på lång sikt.

Välja en leverantör

Först och främst vill du välja ett CRM-system som du har råd med. När det gäller kostnad är dock klistermärket endast en del av ekvationen.

"Vissa CRM-leverantörer har blivit borta med att publicera ett pris och sedan låsa kunderna i sitt moln och ladda dem för API-samtal, användningsuppladdningar och lagringsavgifter", sa Oram. "Jag tror starkt på enkel och enkel prissättning bör vara dagens regel så att företagen kan göra sitt CRM-initiativ en strategisk differentiator till en kostnad som fungerar för dem."

Du vill också välja ett CRM-system som gör ditt företagsliv enklare. För den tekniskt utmanade betyder det att välja ett system med låg kod eller ingen kod och lätt att använda utan en utsedd IT-avdelning.

Utöver användbarhet, överväga hur mycket automatisering systemet erbjuder, hur mobilvänligt systemet är, samt alternativ för integritet från tredje part, rapportering och analys och säkerhet. Leta även efter ett företag som står högt i kundtjänst och erbjuder enkel kontaktinformation som hjälper dig att lösa problem.

Salesforces chef för SMB Jamie Domenici rekommenderar factoring vid användandet av artificiell intelligens (AI) när man väger fördelarna med olika plattformar.

"En hel del småföretag tycker inte om AI eller de tycker att det inte är för dem. I själva verket är AI bara något som gör livet enklare utan att veta att det är där, " sa hon.

"Tänk exempelvis på den småföretagare som går till en mässa. De kunde träffas över 400 personer på den resan, men sedan gå hem och inte veta vad de ska göra med de lederna, fortsatte Domenici. "Vad är användbart är om du har ett system där du kan skriva in alla dessa namn och har AI prioritera vilka som är mest användbara för dig. Det är som att ha en annan person på lönedel."

Å andra sidan, var på utkik efter CRM-system som kan överträffa sina erbjudanden. Orams uppfattning är att små och medelstora företag är bäst betjänade av grundläggande CRM-funktionalitet, och bör undvika att leverantörer som driver funktion efter funktion som inte är verkligen nödvändiga eller användbara.

"Jag kallar detta koncept" CRM bloatware ", sade Oram. "Jag rekommenderar SMB att noggrant utvärdera leverantörer och hitta ett företag som är inriktat på CRM. Om CRM är bara en bråkdel av vad de gör, är det osannolikt att du hittar det företag som är villig att vara en riktig partner."

En titt på alternativen

Insightly är ett av de mer överkomliga CRM-alternativen på marknaden. En av dess viktigaste funktioner är integrerad projekthanteringsfunktionalitet som låter användarna knyta samman kundrelationer och projektövervakning på ett ställe. Det erbjuder också funktioner för kontakthantering, möjlighetshantering och detaljerade försäljningsrapporter. Nätt erbjuder en gratis plan för de minsta företagen, och betalade planer börjar vid $ 12 per månad.

Pipedrive är utrustad för enkel användning och har verktyg för försäljningsautomatisering, rapportering och produktivitet. Systemet integreras också med en uppsjö av tredjeparts produktivitetsverktyg, inklusive Google Apps och MailChimp. Pipedrive börjar på $ 10 per användare, per månad.

Zoho CRM har funktioner som försäljningsspårning, sociala profiler och flerkanalstöd. Plattformen är djupt integrerad med Googles G Suite och dess nyligen redesignade användargränssnitt har ökat användbarheten. Zoho CRM erbjuder en kostnadsfri upplaga och betalade planer börjar vid $ 12 per användare, per månad.

Salesforce är den obestridda jätten bland CRM-leverantörer, och den är främst känd för företagets implementeringar. Det har dock ett alternativ utformat speciellt för småföretag, och funktionerna inkluderar kontakthantering, ledarskap, försäljningsprognos, arbetsflödesautomatisering och samarbete. Företaget har nyligen lagt till artificiell intelligens i mixen med Einstein-plattformen, som syftar till att erbjuda ytterligare automations- och analysfunktioner. Salesforce börjar på $ 25 per användare, per månad.

SugarCRMs mjukvara är mycket anpassningsbar och erbjuder verktyg för marknadsföring, spårning av anställda och försäljningsintegration samt försäljning automation och prognoser, ledningsstyrning, call-center automation och rapportering. SugarCRM-prissättning börjar vid $ 40 per användare, per månad.

Microsoft erbjuder ett robust småföretag CRM-system som heter Dynamics 365, men tech giant erbjuder också ett jämnare lättare CRM-alternativ som heter Outlook Customer Manager. Tjänsten täcker CRM-grunderna, t.ex. spårning av kundinteraktioner och historia, men det arbetar även för att organisera kundinformation, inklusive e-post, möten, samtal, uppgifter och tidsfrister. Tjänsten är gratis för företag som använder Office 365 Business Premium Plan, som börjar på $ 12, 50 per användare, per månad.

Det finns dussintals CRM-system tillgängliga för småföretag, och denna lista är inte på något sätt uttömmande. Som alltid måste du lägga in en del undersökningar om dina alternativ om du väljer att flytta till CRM.