Medan stora lagringskapaciteter från e-postleverantörer gör det nödvändigt att hantera lagring mindre av ett problem i dessa dagar finns det tillfällen då människor fortfarande kan gå in i lagringsgränser eller behöva rensa ut tusentals meddelanden som klämmar in i inkorgen. Det kan vara speciellt sant om en lagringsplan ändras till en mindre nivå, vilket är fallet med Apples grundläggande iCloud-lagringsplan för personer som övergick från MobileMe.

Om du behöver rensa ut e-postmeddelanden för att frigöra utrymme i inkorgen kan du göra det manuellt genom att först klicka på kolumnen Storlek i Mail för att sortera dina meddelanden efter storlek (inklusive bifogade filer) och sedan ta bort eller flytta dem progressivt till en lokal brevlåda för att frigöra utrymme i ditt konto.

Det andra tillvägagångssättet är att arkivera dina meddelanden och sedan ta bort dem från din inkorg, vilket kan göras genom att antingen högerklicka på brevlådan och välja Exportera brevlåda och sedan radera dina gamla meddelanden efter att ha sparat brevlådan. Alternativt kan du arkivera dina meddelanden genom att markera ett eller flera (eller klicka på ett meddelande i listan och tryck på Kommando-A för att markera dem alla) och sedan kontroll-klicka eller högerklicka på valet och välj Arkiv från kontextmenyn, vilken ska komprimera dem och flytta dem till en arkivpostlåda på din Mac.

Det sista sättet är att manuellt arkivera dina meddelanden med en Mail-regel som flyttar gamla meddelanden till en lokal brevlåda, som tar bort meddelandena från ditt online-konto och lagrar dem lokalt på din Mac. Det här sättet liknar arkivering, med det undantaget att det gör att du kan anpassa meddelandetyper till arkiv och var du ska lagra dem, istället för att använda en specifik arkivpostlåda. För att göra detta ska du först skapa en ny brevlåda (kalla den "Old Mail", "Archive" eller något liknande) och se till att det skapas i platsen På min Mac. Gå sedan till Mails inställningar och skapa en ny regel (kalla den "Gamla objekt" eller något liknande). Ändra sedan villkoret till "om alla följande villkor är uppfyllda" och ställ in villkoren för dina arkiverade meddelanden.

Medan du kan välja vilka villkor som passar dina behov, kan en installation som fungerar bra, arkivera meddelanden som är större än en vecka eller en månad. För att göra detta väljer du Alla meddelanden som en villkorstilldelning och väljer sedan Datum mottaget som andra villkor och ställer in det till den specifika tidsramen (dvs. större än 30 dagar gamla). Välj sedan Flytta meddelande i avsnittet Åtgärder och välj den nyanställda brevlådan på din Mac för att flytta dem till.

När du är klar, spara regeln genom att klicka på OK; Du kan nu arkivera val av e-postmeddelanden genom att köra regeln på den. Det enda som gäller för detta tillvägagångssätt är att regler endast körs automatiskt på nya meddelanden. därför att du måste anropa det manuellt på ett urval av meddelanden för att denna regel ska fungera på befintliga meddelanden. Om du vill göra detta för alla meddelanden i en brevlåda väljer du en brevlåda och trycker på Kommando-A för att välja alla meddelanden i det, följt av att välja Använd regler från menyn Meddelanden (eller tryck på Alternativ-Kommando-L) och alla som är äldre än falla i regelens angivna tidsram bör flyttas från den aktuella brevlådan till din angivna arkivpostlåda.