Med tekniken alltmer sammanflätade med alla aspekter av verksamheten kan CNET @ Work hjälpa dig - från prosumers till småföretag med färre än fem anställda - komma igång.

Kate Sullivan, innehållsregissör vid TCK Publishing, berättar om en historia om död och inlösen.

"Jag avslutade bara en bokredigering som hade tagit mig den bättre delen av två veckor när min Mac dog. Jag var en dag bort från min tidsfrist - och skulle ha panikat om det inte var för det faktum att jag" Jag är paranoid och håller tre backups av mitt arbete. " Sullivan använde Macs Time Machine-tjänst för att skapa en lokal säkerhetskopia, en molntjänst för fjärrskopiering och en regelbunden säkerhetskopiering varje vecka.

Hon återställde från molnet backup till en annan maskin (en tablett) och bara förlorade en timmes arbete. Hon fortsatte arbeta och träffade sin deadline.

Andra användare som inte var lika flitiga var inte så lyckliga.

Dylan Gallagher, som driver turnéföretaget Orange Sky Adventures, drabbades av ett virus förra året. Han erinrade om att "torkade ut 40 procent av vår hemsida. Det tog hundratals timmar för oss att reparera." Han gjorde inte regelbundna säkerhetskopior. Nu gör han det.

Mark Tuchscherer från Geeks Chicago beskriver klientens elakhet: "Vi hade en kund förlora två års ledningar och klientdata som de lagrade i ett Excel-ark på en lokal dator som kraschade." Han rekommenderade att konfigurera en backup-regim och sa, "Jag är ganska säker på att de lärde sig efter detta."

Oavsett storleken på ditt företag skyddar dina data mer än bara en övning. "Oavsett om du är en CPA, en frilansfotograf eller en stigande YouTube-stjärna, som lider av oavsiktlig dataförlust kan det vara en karriär-avslutande händelse", säger Patrick Deschere, marknadschef på lagringsleverantören Synology. "Att ha en bra säkerhetsstrategi handlar inte bara om att bara skydda dina filer - det handlar om att skydda din försörjning."

Här är TL; DR:

• Säkerhetskopiering är avgörande för företagets överlevnad.
• Du måste göra flera säkerhetskopior, med olika metoder.

Typer av säkerhetskopior

Det finns flera säkerhetskopieringsstrategier som ger olika kopior av dina data på olika ställen. Låt oss titta på några av de verktyg och enheter du kan använda.

Thumb drive: En USB-stick kan bäras runt på din nyckelring. Det är användbart för en snabb säkerhetskopiering av ditt arbete när du är ute med din bärbara dator. Det är inte idealiskt för långsiktig säkerhetskopiering, men för att du ska få en andra kopia av rapporten som du just skrev som kommer på morgonen är det en vinst.

Andra körningen på din dator: Eftersom enheter (om SSD-filer eller spindelplattor) misslyckas, är det bra att hålla fler kopior. Att göra en andra kopia på din dator är bekväm, men inte utan risk. Om du har ett fel i ditt system, strömförsörjning eller moderkort kan den händelsen skada din andra enhet också.

Extern hårddisk: Hårddiskar kan sitta i garderoben i flera år och fortfarande starta. De är relativt billiga, bärbara och kan enkelt lagras i en garderob eller bankvalv.

Nätverks RAID: RAID är rutor i ditt nätverk som innehåller två eller flera enheter och speglar ständigt dina data. Om en enhet misslyckas kan du bygga om arrayen för att återställa data. Dessa kallas även NAS (för nätverksbunden lagring). Populära NAS-enheter är gjorda av Drobo, Synology, QNAP och Western Digital.

Backup-programvara: Du kan manuellt dra och släppa kopior av filer till sekundära enheter, men ett bättre tillvägagångssätt är att använda säkerhetskopieringsprogram som gör det för dig. Både Windows och Mac kommer med backup-programvara. Det finns också tilläggserbjudanden som SyncBack Pro och GoodSync som låter dig använda många olika lagringsmedier, inklusive molnet. Alternativt kan du säkerhetskopiera hela bilder på din hårddisk med verktyg som Acronis True Image för PC och SuperDuper! för Mac.

Cloud backup: Ett bra sätt att lagra data offsite är i det så kallade molnet, i stora datacenter som drivs av några av de mest respekterade företagen inom teknikindustrin. Detta alternativ förtjänar ett djupare dyk.

Förstå värdet av cloud backup

Det finns två sätt att gå med cloud backup: Använda cloud storage-tjänster som Dropbox, OneDrive, Google Drive, Amazon Drive eller iCloud. Dessa tjänster tillhandahåller automatisk filsynkronisering till molnet, vanligtvis från en speciellt utsedd mapp på skrivbordet.

Cloud backup-tjänster som de från Carbonite, BackBlaze och CrashPlan är mer traditionella backup-leverantörer. De tillhandahåller automatisk säkerhetskopieringsprogramvara som säkerhetskopierar hela hårddisken (eller enheterna) till molnet och håller ofta flera versioner. Vissa av dessa tjänster kommer även att skicka dig en extern enhet för återhämtning om du upplever ett fel.

Alla dessa molnleverantörer erbjuder on-demand-tjänster med robust lagringsinfrastruktur, dedikerade säkerhetspersonal och förmåga att skala till nästan vilken nivå som helst. De är ofta mycket kostnadseffektiva och lätta att använda.

Jag rekommenderar dock inte att du endast bygger på molntjänster för din primära säkerhetskopieringsstrategi. Det finns flera skäl till detta.

Det kan ta lång tid för filer att överföra till och från molnbaserade datacenter. Om du skapar stora filer (som 4K-video) är överföring av dem till molnet ofta opraktiskt och kan bli dyrt.

Du kanske inte alltid kan komma till din molndata. Robert Russo, VD för kupongtjänsten PromotionCode, förklarade att när orkanen Hermine slog i augusti 2016 "slog vi ut internet på en vecka. Vi lärde oss det svåra sättet att inte ha lokala säkerhetskopior på plats. Det räcker inte att säkerhetskopiera data till molnet. Du måste ha en fysisk kopia av allt som är avgörande för den dagliga verksamheten som finns tillgänglig på en enhet som du kan komma åt utan en fungerande internetanslutning. "

Cloud-leverantörer är också företag, kom ihåg, och deras intressen kanske inte alltid är helt anpassade till din. De kan behöva höja priserna när du inte är redo. De kan ändra sin policy på ett sätt som inte är kompatibelt med ditt företag. De får köpas eller gå i konkurs, vilket gör att dina säkerhetskopior är otillgängliga. Eller de kan hackas eller på annat sätt attackeras.

3-2-1 och "Off and Away" säkerhetskopieringsstrategi

De flesta IT-proffs rekommenderar en "3-2-1 backup-strategi". Tanken är att ha minst tre kopior av varje fil, varav två finns på olika fysiska enheter, varav en är lokaliserad på plats.

Hårdvara misslyckas, så det är klart varför du vill ha en kopia av dina data på olika hårdvaror. När det gäller varför du vill ha en backup offsite, förklarar Rauel LaBreche, informationsdirektör vid McFarlanes Manufacturing:

"En av våra räddningstester före en affärsbrand år 2013 var att vi hade säkerhetskopior på plats, så den enda datainformationen vi förlorade var från eldstaden. Jag skulle varna alla företag för att seriöst överväga att genomföra en affärskatastrofplan som inkluderar regelbundet byta ut och lagra säkerhetskopior offsite - det är en liten uppgift som i gengäld kan spara ditt företag. "

Medan 3-2-1-tillvägagångssättet är bra kan det förbättras. I en värld där cyberattack och naturkatastrofer är vanliga rekommenderar jag att du överväger två komponenter i din övergripande strategi: av och borta.

Strategin "Off": Håll en backup lagrad, avstängd och inte ansluten till någonting. Detta skyddar dig från situationer som ransomware, där ett virus sprids via ett nätverk och krypterar filer, även dina säkerhetskopior. Om du har en urladdad, avstängd, oansluten säkerhetskopiering, är den säker.

Strategin "bort": Jag bor i Florida, där vi har orkaner. Även om det är bra att få en offsite-säkerhetskopiering, är det ännu bättre att ha en off-site backup som ligger utanför din region. På så sätt, om hela ditt tillstånd blir knackat tillbaka till stenåldern, är dina uppgifter fortfarande levande och tillgängliga.

Cloud backup-tjänster är idealiska för bortstrategin. De håller ofta flera kopior av dina data och behåller dem i flera datacenter.

Var säker och var beredd

Så, vad är den bästa strategin? Varje företag har en annan uppsättning behov. Även om ditt företag är litet eller nytt, behöver du lika mycket skydd som de större spelarna, för du har lika mycket att förlora: ditt företag och din försörjning.