Var ärlig med dig själv. Hur ofta gör du bara en sak i taget?

Kollar du e-post på din telefon under möten? Finns du plötsligt att du kontrollerar Facebook och Twitter istället för att komma ikapp på jobbet?

Även nu, medan jag försöker svåra att skriva denna bit genom att ge uppgiften min fulla uppmärksamhet, ber min hjärna mig att kolla på Facebook, uppdatera min inkorg, kolla på min Twitter @mentions och svara på det textmeddelande som jag inte vill ha att svara ändå.

Hur fungerar din hjärna mot dig

Även om vissa är övertygade om att de är helt bra multitaskare, är du mer sannolikt att slutföra en uppgift om du åtar dig att göra en sak i taget.

Fokus är inte det enda problemet, men - kämpar för att slutföra uppgifter noggrant och i tid kan ofta hänföras till någonting som nästan alla kan relatera till: procrastination.

Enligt en nyligen publicerad 10-årig studie av en professor i Handelshögskolan i Haskayne är distraherbarhet, uppgiften averseness och impulsivitet alla viktiga förutspårare av förskott.

Ljud familar? Den skyldige är en nära vän till din - det heter Internet.

De som gör mycket av sitt arbete vid ett skrivbord och på datorn klarar ständigt uppmaningen att undkomma arbetsrelaterade uppgifter och springa bort till en färgstark värld av YouTube-videor, realtidsnyheter, sociala klubbar och annan verksamhet som skulle ge omedelbar glädje över jämförbara negativa uppgifter som beräknas vara genomförda.

Problemet är att du är helt medveten om att det mest skulle gynna dig att kontrollera det objektet från din att göra-lista omedelbart, men du börjar fortfarande inte.

Sekunder, minuter, timmar passerar tills klockan slår två och du behöver inte noggrant slutföra en uppgift. Och det är inte bara arbete - hushållssysslor, ärenden och sidprojekt tar också en slump från dessa vansinniga vanor.

Laura Shin of Lifehacker tog nyligen upp det här ämnet och predikade logiken ingen av oss vill höra:

"... när vi tittar på människor som kan" göra mer "än vi gör, är det ofta bara för att de klarar sin tid bättre. En av våra största utmaningar när det gäller att kapitalisera i tid: Vi vet inte riktigt hur vi spenderar det. "

Den trestegs inställningen att vara mer produktiv

Att bara bestämma sig för att hantera din tid bättre är inte tillräckligt. Som upptäckt är en bra grupp av oss kopplade för att avbryta uppgifterna, inklusive uppgiften att hantera tiden mer effektivt.

Den bästa metoden att spendera tid mer effektivt kan brytas ner i ett trekantigt tillvägagångssätt som bekämpar några av problemen i samband med ohälsosam multitasking och procrastination: uppgiftshantering, fokus och uppmärksam användning av tiden.

Steg 1: Använd att göra-listor på rätt sätt

Det finns oändliga råd om "rätt" sätt att skapa och hantera att göra-listor. Dessa system - som kan vara så enkelt som en anteckningsbok, eller så komplicerat som "GTD" -metoden - är aldrig en magisk kula, men många bygger ofta på samma principer:

Skriv ner det. Var specifik. Bekräfta (och ibland belöna) framgång.

Det enda problemet är att vi ofta blir så fastna i att komponera våra att göra-listor, att även den aktiviteten blir ett sätt att förfalla.

Wunderlist (Mac, iOS och Android) är en ren, väl utformad lista-app som gör att du kan uppnå alla ovanstående, utan pappersspåret.

När en uppgift är inmatad kommer du också att bli ombedd att även inkludera undertexter. Använd dessa underrubriker som åtgärdsposter. Så, till exempel, om ditt primära objekt är "gör huset obefläckat", kan dina underrubriker inkludera "moppgolv", "byta ark" och "ta bort disken".

Genom att beskriva den specifika åtgärd du behöver för att slutföra en uppgift, är du mycket mer sannolikt att göra det.

När du fyller i dessa underrubriker, kolla in dem i Wunderlist, tills du äntligen kan korsa huvuduppgiften. När det är allt sagt och gjort, kommer appen att arkivera din färdiga till-dos, så att du kan bekräfta dina framgångar på ett ögonkast.

Steg 2: Tids varje uppgift

Hur lång tid tar det dig att rengöra din inkorg på morgonen eller skriva det förslaget? Om du är en av många som tillåter att göra listobjekt för att tävla med distraktioner, kan du slösa bort produktivitetsarbetet.

För att bekämpa dessa vanor, spåra hur mycket tid du spenderar på varje uppgift. Om du gör det kommer att skapa tillräckligt mycket tryck för att tvinga dig att fokusera på uppgiften och låta dig bedöma hur effektivt du använder din tid. Här är några enkla och tillgängliga sätt att spåra tid spenderad:

• Håll ett enkelt kalkylblad . För att använda den här metoden gör du en grundläggande tabell med två kolumner i något som Google Dokument, Evernote eller till och med Excel. Sedan loggar du in den tid det tar dig att slutföra varje uppgift med hjälp av den inbyggda stoppuret på din telefon. Alternativt kan du skapa ett tabell med tre kolumner och logga in start- och sluttiderna.
• Använd en app som Toggl. Den här kostnadsfria appen för iOS, Android och skrivbordet effektiviserar processen med spårningstid. Gränssnittet är minimalt, vilket ger dig verktygen för att beskriva aktiviteten och initiera en timer. När du har slutfört uppgiften, stoppa den och den läggs till i loggen.
• Allt-i-ett: RescueTime. Denna robusta stationära och mobilapp eliminerar mycket av det manuella arbetet, automatiskt spårning och loggning av hur du spenderar din tid. Tjänsten, som har betalat och gratis versioner, går till och med så långt som möjligt så att du kan blockera distraherande webbplatser medan du hanterar ett viktigt projekt.

Steg 3: Trick din hjärna i fokus

Vetenskapen har gång på gång visat att även om du kanske inte stämmer överens med ljuden på din arbetsplats är dessa omgivande ljud kroniska stressorer över tiden. Chatter, munching och typing kan alla negativt påverka din förmåga att vara produktiv och fokusera på en uppgift.

Det är där en app som White Noise (Android, iOS) kommer in. Genom att fylla dina öron med omgivande brus (som rosa ljud, vitt brus eller till och med låter som vattenlöpning), sköljs andra ljud så att du kan fokusera på din uppgift.

Intressant nog experimenterade mjukvaruföretaget Autodesk med att avge rosa ljud över högtalarna i sina kontor. Även om det är oklart om produktiviteten ökar, var kontorschatter mycket tydligare när det rosa bruset var tillfälligt inaktiverat.

Så, prova det här: Varje gång du börjar en uppgift, stämmer du in med omgivande ljud med hjälp av en app som White Noise eller en webbplats som SimplyNoise.com. Då, när du är klar med uppgiften, stäng av ljudet.

Inte bara kommer du att skörda fördelarna med att stänga av kontorstrålar, men det rosa bruset kommer att cue din hjärna, så att du vet att det är dags att vara produktiv.

Nu är din tur

Det är inte en formel eller ett magiskt system som lovar att lösa alla dina tidshanteringsproblem. Men en kombination eller anpassning av ovanstående förslag bör på allvar förbättra din produktivitet. Experimentera med olika metoder, och var inte rädd för att prova något nytt - slösa bara inte så mycket tid på det.

Har du några bästa metoder för att maximera din produktivitet? Dela dina metoder i kommentarerna.