Sökbara skannrar kan vara din bästa vän denna skattesäsong

Om du är den typ av person som kastar alla dina kvitton i en shoebox och beklagar djupt det när skattesäsongen kommer runt (som jag!), Kanske du vill få en sökbar skanner.

Sökbara skannrar är, skannrar, men de har några speciella talanger. De kan skanna en hel stapel kvitton och andra papper automatiskt. Efter att ha skannat ett dokument, gör dessa hemkontorsverktyg informationen till en sökbar PDF-fil och lägger den i en datormapp så att det är lätt att hitta senare när du gör dina skatter.

Funktioner att leta efter

Det finns många olika märken av sökbara skannrar på marknaden, men det finns några funktioner som du ska leta efter:

Trådlöst är bäst. Detta låter dig placera scannern var som helst i ditt hemkontor utan ett spår av oklara kablar.
Välj en arkmatad skanner som har en automatisk dokumentmatare (ADF) eftersom ingen vill skanna varje dokument för hand. Många sökbara skannrar - som Xerox DocuMate 3220 Sheetfed Scanner - kan automatiskt mata och skanna upp till 50 dokument.
Kontrollera driftscykelbetyg. Det här är antalet skanningar som en enhet kan göra på en dag. Vissa skannrar har en arbetscykel på cirka 1000 skanningar, medan andra kan slå 2500 skanningar.
Se till att den stöder flera dokumentstorlekar. Kvitton finns i alla storlekar, så det är viktigt att hitta en skanner som inte bara matar A4-, A5-, A6-, B5-, B6-, Letter- och Legal-papper. Det ska också ha matningsalternativ för visitkort och anpassade storlekar.
Kontrollera efter telefonens kapacitet. Vissa skannrar - som ScanSnap iX500 Color Duplex Scanner - kan skicka skanningar trådlöst till telefonen.
Var noga med att skannern har dubbelsidig skanning, vilket innebär att det kan ta båda sidorna av ett dokument samtidigt. Den här funktionen sparar mycket tid.

Vad gör du om du har en vanlig skanner

Om du redan har en vanlig skanner och inte vill köpa ännu en gadget, här är några bra nyheter. Du kan göra dina vanliga PDF-dokument sökbara genom att ändra inställningarna på din skanner så att den sparar dokument i PDF-format.

Ladda sedan abonnemangsversionen av Adobe Acrobat Reader DC ($ 15, £ 15 eller $ 22 per månad) och använd alternativet Förbättra i Verktyg-menyn . Om du har en äldre version av Acrobat kan du använda dessa instruktioner för att skapa sökbara PDF-filer.

Uppdatering, 5 mars : Den här artikeln publicerades ursprungligen den 19 januari 2016 och har uppdaterats.