Företaget jag jobbar för bygger på Microsoft Word-mallar för att skapa alla typer av dokument, från enkelsidiga bokstäver till rapporter flera hundra sidor långa. Mallarna gör det möjligt för oss att se till att alla dokument vi skickar till kunder och partners delar samma utseende och känsla.

En av de mest använda mallarna i vår samling är ett flersidigt brev som visar datumet på toppen av första sidan, precis under företagslogotypen, liksom i rubriken på efterföljande sidor. Tyvärr är bokstäverna vanligen sammansatta flera dagar innan de skickas och skicka datumet skiftar ofta. Dessutom skickas bokstäverna ibland på andra datum än det officiella "skickade" datumet. Därför kan vi inte lägga till ett fält i bokstäverna som visar det aktuella datumet.

Medan författare brukar komma ihåg att ändra datumet på bokstans första sida, glömmer de nästan alltid att göra samma förändring till datumet i rubriken på följande sidor. Lösningen var att lägga till ett textfält till den första sidan av det brev som författarna använder för att skriva in brevets skickningsdatum och sedan placera en korsreferens till textfältet i rubriken på efterföljande sidor.

Word-formulärfält gör det enkelt att upprepa text

Det är faktiskt lättare att skriva in text en gång och få det att upprepas annorstädes i Word 2003-dokument än det är att göra detsamma i Word 2007 och 2010. Det beror på att Microsoft gjorde det svårare att komma till fältet för formulärformulär i de mer aktuella versionerna av Word. Allt i namn av ergonomi är jag säker.

I Word 2003 öppnar du mallen som du vill lägga till den upprepande texten till. Kontrollera att verktygsfältet Forms är synligt genom att klicka på Visa> Verktygsfält> Forms. Placera sedan markören där du vill att den upprepade texten ska visas och välj textformulärets fältknapp på verktygsfältet Forms. (Det är "ab" -knappen längst till vänster i verktygsfältet.)

En grå ruta visas med fem små cirklar sida vid sida. Klicka i rutan för att lägga till kort, beskrivande text, till exempel "Ange sändningsdatum". Dubbelklicka på rutan för att öppna dialogrutan Textform Field Field Options. De personer som använder mallen kommer ange texten som de vill upprepa i rutan Standardtext. För närvarande behåll fältet tomt, men ange en kort, beskrivande textsträng i fältet Bokmärken längst ner till vänster i dialogrutan (inga mellanslag eller skiljetecken tillåtna). När du är klar klickar du på OK för att stänga dialogrutan och återgå till mallen.

För att få den text som upphovsmännen anger i textfältet visas någon annanstans i dokumentet, lägg till en korsreferens till fältet vart du vill att den upprepade texten ska dyka upp. Som jag förklarade ovan behöver företaget jag jobbar för, det datum som författarna anger på första sidan för att visas i rubriken på den andra och alla följande sidor i dokumentet.

Det första steget i att lägga till en sådan korsreferens är att skapa en sektionsbrytning för att förhindra att huvudinformationen visas på dokumentets första sida. Placera markören i slutet av den första sidan, klicka på Infoga> Avbryt och välj nästa sida under avsnittstopp. Dubbelklicka i rubriken på den andra sidan och avmarkera Länk till Föregående. Samma som tidigare tagg kommer att försvinna.

Klicka sedan på rubriken där du vill att den upprepade texten ska visas och välj Infoga> Referens> Korsreferens. I dialogrutan Korsreferens väljer du Bokmärke i rullgardinsmenyn Referenstyp och väljer det bokmärke som du just skapat från listan med bokmärken som visas längst ned i fönstret.

När de använder mallen för att skapa ett dokument, kommer alla textförfattare i textformulärfältet på första sidan att visas i rubriken på andra och efterföljande sidor (eller vart du placerar korsreferensen). Författare dubbelklickar du på textfältet för att öppna dialogrutan Textformularalternativ, ange texten de vill repetera i rutan Standardtext och klicka på OK.

När de har sparat och öppnat dokumentet visas texten i textrutan och alla bokmärkta platser i dokumentet. För att se hur texten ser ut med en gång, använd alternativet Utskriftsförhandsgranskning utan att faktiskt skriva ut filen.

Upprepa text automatiskt är svårare i Word 2007 och 2010

Jag förväntade mig fullständigt processen att lägga till sådana korsreferenser för att bli enklare i de nyare versionerna av Word, men det krävs faktiskt flera steg i Word 2007 och 2010. Först måste du se till att utvecklarbandet är synligt. den är dold som standard. För att avlägsna det, klicka på Arkiv> Alternativ> Anpassa band och kolla Utvecklare under Huvudflikar till höger i fönstret Ordalternativ.

När utvecklarbandet är aktiverat väljer du det och väljer knappen Äldre verktyg i avsnittet Kontroller i bandet. I rullgardinsmenyn som visas markerar du ikonen Textform Field Field längst till vänster i den övre raden. Från det här steget är stegen för att lägga till det bokmärkta textfältet och korsreferenser nästan identiska med de som beskrivs ovan för Word 2003.

Observera att textfältet och korsreferenser ser annorlunda ut i mallen Word 2007 och 2010 än vad de gör i Word 2003-mallen. Dessutom skapar du en sektionsbrytning i de två nyare versionerna av Word (för att förhindra att den upprepade texten visas i rubriken på dokumentets första sida) genom att klicka på sidlayoutbandet, välja Breaks och välja nästa sida under avsnittstopp.