Microsoft Words AutoText-funktion fick en seriös ansiktslyftning med debuten av byggblock i Word 2007 och 2010. (Microsoft Office Support-webbplatsen erbjuder en grundläggande primer för att skapa och använda Word 2003s AutoText-funktion.)

I ett nötskal skapar du AutoText-poster genom att välja materialet du vill återanvända och klicka på Infoga> AutoText> Ny (eller tryck helt enkelt på Alt-F3). Du anger sedan ett namn för posten som är mellan 4 och 32 tecken lång och trycker på Enter. Detta lägger till posten i Normal.dot-mallen och gör den tillgänglig för alla dokument. Om du vill lägga till AutoText för en viss mall klickar du på Infoga> AutoText> AutoText och väljer mallen på rullgardinsmenyn "Bläddra in".

Du kan infoga AutoText genom att klicka på Infoga> AutoText> AutoText för att öppna dialogrutan Automatisk korrigering med fliken AutoText vald. Alla AutoText-poster är listade; välj ett och klicka på Infoga. Du kan också använda AutoComplete-funktionen för att skriva in AutoText genom att skriva de första bokstäverna och trycka på Enter när posten visas i ett popup-fönster (AutoComplete-alternativet måste kontrolleras i dialogrutan AutoText och du måste trycka på F3 för att aktivera detta funktion).

Andra alternativ för att infoga AutoText-poster är via verktygsfältet AutoText (Visa> Verktygsfält> AutoText) eller genom att klicka på knappen Infoga AutoText på verktygsfältet Header och Footer. För att placera en AutoText-post på en annan verktygsfält, klicka på Verktyg> Anpassa> Kommandon, välj AutoText i kategorilistan till vänster och dra önskad AutoText-post från listan med kommandon i det högra fönstret till vilken verktygsfält du föredrar.

För avicionados för tangentbordsgenväg, tilldela AutoText-inmatningen en tangenttryckningskombination genom att klicka på Verktyg> Anpassa> Tangentbord, välja AutoText i listan Kategorier i den vänstra rutan, välj AutoText-inmatningen i den högra rutan och ange önskad tangenttryckningskombination i texten rutan under AutoText-listan.

Byggstenar lägger nya, användbara snurrar på AutoText

Även enkla Word-dokument kommer sannolikt att inkludera återanvändbara element, till exempel sidnummer och andra rubriker och sidfot, omslag och titelsidor, adresser, hälsningar, logotyper och annan grafik. Att spara och skriva in sådant material är lättare i Word 2007 och 2010 via användningen av Building Blocks.

För att skapa ett byggblock i Word 2007 eller 2010, välj bara det och tryck på Alt-F3 för att öppna dialogrutan Skapa ny byggblock. Ange posten ett namn eller acceptera Words standardnamn, välj Galleri för att spara inmatningen, tilldela den en kategori och en beskrivning om du vill, välj att spara den i Normalmallen eller med andra byggblock och lägg till den med dess egen paragraf och på egen sida om så önskas.

Du kan också lägga till ett byggblock genom att välja materialet, klicka på Snabbtecken-knappen på fliken Infoga och välja Spara val till Snabbt delgalleri. Men du har en mängd förbyggda komponenter till ditt förfogande utan att behöva skapa något själv. Om du vill visa byggnadsblocken som standard som standard i Word 2007 och 2010 klickar du på Infoga> Snabba delar> Byggnadsblock-arrangör.

Dina anpassade AutoText-poster kommer att lagras i det lämpligt namngivna AutoText-galleriet i Building Blocks Organizer. För att lägga till en AutoText eller ett anpassat byggnadsgalleri till verktygsfältet Snabbåtkomst, högerklicka på verktygsfältet och välj Anpassa snabbåtkomstverktygsfältet. Välj kommandon som inte finns i bandet i rullgardinsmenyn "Välj kommandon", välj AutoText eller en anpassad gallerildata och klicka på Lägg till och OK.

Cindy Meister, Jay Freedman och Beth Melton ger en bra primer på Word AutoText och Building Blocks på Word MVPS FAQ-webbplatsen.

I Microsoft Developer Network-bloggen erbjuder Jodie Boyer en serie handledning om hur man använder Building Blocks i Word 2010. Serien är avsedd för systemadministratörer, men erfarna Word 2010-användare kan hitta något material av intresse för inlägget för att hantera och administrera byggblock .