Med tekniken alltmer sammanflätade med alla aspekter av verksamheten kan CNET @ Work hjälpa dig - prosumers till småföretag med färre än fem anställda - komma igång.

Medan varje litet företag är annorlunda finns det en viss uppsättning program som nästan alla småföretag behöver.

Dessa applikationer är vanligtvis buntade i kontors "sviter" och består av e-post, kalender, ordbehandling och kalkylblad. De kommer ibland med andra verktyg, som en presentationshanterare, en databas eller formulär chef och mycket mer. En sådan office suite är Microsoft Office, som nu säljs främst som Office 365. En annan är Googles G Suite.

• Fem faktorer att tänka på när du flyttar till Office 365 | Microsoft Office 2016: köp vs prenumerera

I åratal dominerades office suite marknaden av Microsoft i form av sin Microsoft Office-produktserie. Innan vi blev en mobil och webbcentrerad värld, var det nödvändigt att installera programmen på sina enskilda datorer, antingen genom att sätta in en CD-ROM (vägen tillbaka på dagen), en DVD (tillbaka på dagen) eller genom att ladda ner och startar en installatör.

Det var ingen tvekan om att Microsofts Office-skrivbordsapplikationer var kraftfulla och kapabla, men de var överkilliga för många användare, skrämmande komplexa och ett pågående underhålls- och licenshanteringsutmaning.

Microsoft Office är fortfarande kvar. Det är faktiskt en av de mest framgångsrika produkterna i historien. Den lanserades som en bunt 1990, men dess kärnanvändningar, som Word och Excel, lanserades för 35 år sedan 1983.

Varför pratar jag om Office när det här är en G Suite-artikel? Kontor är 800 pund gorilla i detta utrymme. För att förstå var G Suite passar för ditt företag är det bra att ha lite perspektiv om Office.

De flesta småföretag väljer generellt Office 365 eller G Suite. Jag använder båda eftersom de är både billiga nog till småföretag. Jag har olika klientprojekt som behöver olika verktyg, och jag har favoritfunktioner som jag använder från båda produkterna.

Jag ger regelbundet stora presentationer, ofta med 60-70 bilder eller mer, och jag gör dem i skrivbordsversionen av PowerPoint. Webcast-programvaran vi använder använder bara PowerPoint-bilder och jag har 20 års muskels minne att göra dem.

Men jag använder också G Suite.

ZDNet: Vi hittade 24 molntjänster för ditt företag du definitivt vill försöka

G Suite har standard office apps

Jag använder Gmail som mitt primära kommunikationsverktyg och lever hela tiden i det. Under 2014 bytte jag från skrivbordet Outlook till Gmail och har inte ångrat mig för ett ögonblick.

För mig är kärnan i G Suite Gmail. De tre största fördelarna är att den är tillgänglig överallt, jag behöver inte oroa mig för var min mailfil är (vilket var ett problem tillbaka i Outlook), och sökbarheten är utmärkt.

Jag har 18 GB email, går tillbaka till 1997. När jag flyttade till Gmail flyttade jag alla mina Outlook-meddelanden till min Gmail-postbutik. Så även om jag bara har varit på Gmail sedan 2014 kan jag söka hela min mailhistorik, gå tillbaka 21 år, om ungefär en sekund.

Eftersom jag vet att några av er kommer att fråga, jag använde en tjänst som heter YippieMove (allvarligt, det är deras namn). Det tog ungefär en vecka, men alla mina meddelanden överfördes perfekt från mitt Office 365-konto till Gmail.

Utöver Gmail är dessa standardapparna som följer med G Suite:

• Kalender: Eftersom Kalender hanterar flera kalendrar så bra är det mitt go-to-verktyg för att blockera tiden för projekt

• Dokument: G Suite ordbehandlare

• Ark: ett kalkylblad

• Presentationer: ett grundläggande presentationspaket

• Håll dig: ett bra, litet noteringsverktyg

• Webbplatser: en webbplatsbyggare

• Forms: ett verktyg för att bygga snabba, men överraskande kraftfulla former

• Hangouts: ett chattverktyg som slack

• Hangouts Möt: Hangouts videokonferenser

För att vara ärlig, är dessa G-affärsapplikationer som jag skulle kalla "tillräckligt bra". För de flesta användare är Docs, Sheets och resten för de flesta applikationer bra.

Med det sagt, om du är en kraftkalkylarkanvändare som gör matematisk modellering på hög nivå, vill du förmodligen använda skrivbordet Excel. Om du skriver en bok som behöver arbeta med ett produktionssystem, kanske du vill ha Microsoft Word eller ett traditionellt paket för skrivbordspublicering. Som jag nämnde producerar jag jättepresentationer, så den stationära versionen av Microsoft PowerPoint är det enda sättet för mig att gå.

De allra flesta användare är emellertid inte kraftanvändare med mycket specifika, djupa, kantbehovsbehov.

G Suite enkelhet har en stark överklagande. Nick Leffler, ägare av Kalifornien-baserade Exprance, ett digitalt marknadsföringsföretag, sa till mig: "Jag har använt G Suite i många år och det har varit bra varje steg i vägen. I stället för att packa i meningslösa funktioner som komplicerar saker ( som Office 365) är det rent och enkelt. "

Nick valde G Suite eftersom "Det är välbekant för de flesta människor så det finns inget lärande att göra, det stannar bara ur vägen och får jobbet gjort."

Varför skulle du betala för G Suite när Googles appar är lediga?

De flesta vet att Gmail och de olika Google-appar som Docs and Sheets är tillgängliga gratis. Varför skulle då någon betala för dem i form av G Suite?

G Suite är utformad för att ge en mängd olika affärsinriktade funktioner och funktioner. Jag dyker djupare in i de flesta av dessa funktioner senare, men här är en snabb sammanfattning av varför du kanske vill köpa en G Suite-prenumeration istället för att använda Googles konsumentversioner av dess appar:

• G Suite tillhandahåller användarhantering och adminfunktioner över flera användare.

• G Suite lägger till några mycket intressanta säkra och privata samarbetsfunktioner.

• G Suite kan du öka din lagring betydligt.

• G Suite tillhandahåller olika nivåer av revision och affärs-eDiscovery.

• G Suite ger dig möjlighet att använda din egen e-postdomän.

• G Suite låter dig ringa ett nummer och få en verklig, användbar, personlig supportperson.

Några av dessa är otroligt användbara. Personligen värderar jag det extra lagret, den personliga e-postdomänen och supporten. Vilka funktioner som gynnar ditt företag beror på vad du behöver.

Jag pinged sociala medier och frågade några människor hur de använder G Suite. Samantha Avneri är marknadschef på Regpack, ett online-registreringsprogramföretag med färre än 30 anställda.

Hon sa till mig: "Vi använder G Suite-verktyg i stor utsträckning i vår verksamhet för att fortsätta uppgiften och hålla samarbetsdokument på ett ställe, lätt redigerbar och lätt att söka och hitta." Hon fortsatte med att berätta för mig, "Docs är ovärderligt för marknadsföring av innehållsredaktioner och Ark är det enda sättet jag laddar upp, redigerar och delar rapportering, budgetar och mer."

Anita Williams Weinberg är chef och kreativ chef vid Seattle-baserade VerbStudios, en kreativ byrå. Anita sa till mig: "Mitt team använder G Suite-produkter i stor utsträckning, eftersom vi arbetar mycket med startmaterial. Många är bootstrapping blockchain, AI eller IoT-företag, så Google-lösningen är verkligen super kostnadseffektiv för dem."

Tala om kostnadseffektiva, låt oss prata prissättning.

G-prissättningen är tydlig och förståelig

Office 365-prissättning kan bli förvirrande - förvirrande på Microsoft-nivå. Det finns så många olika Office-prenumerationer - beroende på om du är en individ, eller ett litet företag, ett företag eller har en befintlig företags Windows-licens eller Azure-plan - att det är nästan omöjligt att beskriva alla alternativ i en enda artikel.

G Suite har däremot tre planer: Basic, Business och Enterprise. Här är en snabb sammanfattning:

• Grundläggande är $ 5 / månad per användare. Du får alla appar 30 GB-lagring per användare.

• Företaget är $ 10 / månad per användare. Du får 1 TB-lagring per användare. Om du har fem eller fler användare får du faktiskt obegränsad lagring. Jag talar mer om detta nedan. Det lägger också till en eDiscovery-kapacitet.

• Företaget är $ 25 per månad per användare. Enterprise planer kommer med allt i affärsplanen, tillsammans med en hel del företagsnivå administrativa och hanteringsverktyg.

Det är en av de saker jag verkligen gillar om G Suite. Det är klart och förståeligt.

G Suite är online och kräver ingen installation

Office 365 är en intressant produkt, eftersom det är en hybrid. När du köper en Office-prenumeration får du tillgång till de nedladdningsbara fullständiga versionerna av Office-kärnapparna (vilka appar du får bero på vilket abonnemang), tillsammans med mer begränsade versioner av apparna för mobil och webben.

G Suite är vad vi kallar en SaaS-app, för programvara som en tjänst. Du prenumererar på G Suite, istället för att köpa den. Till skillnad från program som kan installeras i skolan som Office-programmen, installerar du inte G Suite på din dator. Istället loggar du helt enkelt in på ditt G Suite-konto (ungefär som om du skulle logga in i Gmail).

Det finns några mobilappar du kan installera på din telefon och det finns ett offline-läge, så du kan arbeta på projekt i G Suite utan att vara ansluten till internet. Det är bra om du reser. Även om jag personligen, när jag förlorar min internetanslutning, sitter jag bara där och smutar pitifully tills bitarna börjar flyta igen.

Candy Bellau är ägare till Kramerica Business Solutions LLC, en leverantör av bokföring och företagstjänster i Metairie, Louisiana, strax utanför New Orleans. Hon berättade för mig, "Jag älskar G Suite, allt är bundet ihop, email, kalender, foton, köra, lakan. Det är allt där. Jag kan få tillgång till allt jag behöver från min bärbara dator, telefon eller någon dator. Allt jag behöver göra är inloggning. För min verksamhet och mitt liv gör det så mycket lättare. "

G Suite Gmail, Kalender och din egen e-postdomän

En av fördelarna med G Suite är att du kan skapa din egen personliga domän som din e-postserver. Det innebär att du kan ha e-postadresser med adresser som är mer unika än ditt [email protected]. I stället kan du skicka och skicka mail som ditt [email protected].

Nu tillåter konsumentgmail dig att ta emot och skicka mail från en personlig domän också. Skillnaden är att göra det (särskilt för att skicka), du behöver en annan e-postserver som är värd för den domänen. G Suite hanterar värd för domänen, vilket reducerar komplikationer enormt.

Jag är helt beroende av Google Kalender för att hantera alla mina projekt och deadlines. Jag skriver den här artikeln just nu i Google Dokument (även om jag använder Word - det beror mest på vad som fungerar bäst för mina kunder). Jag använder Hangouts för kommunikation med mina arbetsgrupper. Och jag har terabytes data säkerhetskopierad till Google Drive.

G Suite ger ett mycket enkelt samarbete

G Suite inkluderar även Google+, vilket är Googles sociala nätverk. Vad gör Google+ intressant i samband med G Suite är att du kan skapa ditt eget privata, säkra företags sociala nätverk. Så medan Google+ som en konkurrent till Facebook kanske inte har fått en väsentlig dragkraft, kan det vara till stor hjälp med hjälp av funktionerna i Google+ i din egen organisation, privat.

Jag använder inte Google+ mycket, men jag använder G Suite-appbaserat samarbete. Enkelt sagt, du kan ha ett kalkylblad eller ett textbehandlingsdokument öppet på din skärm och dela det med så många medlemmar av ditt lag som du vill. Varje kan redigera den och ändras visas när de skriver.

Mina team använder ofta detta på telefonmöten, ibland håller två eller tre dokument öppna och på skärmen samtidigt. Teammedlemmar kan lägga till egna noteringar, redigera kalkylarkceller eller ändra text. Jag skriver ofta rubriker direkt på samtalet, och pekar på det och kunder kan göra ändringar levande. Det är en enorm tidsbesparare.

Shawn Breyer driver Atlanta-baserade Breyer Home Buyers, en hemköpstjänst. Kolla in deras webbsida, eftersom de har en intressant affärsmodell på hemmamarknaden. Shawn sa till mig: "Vi kan accelerera vår produktion med G Suite-samarbetet. Jag kan ha fem personer som arbetar på samma Google Sheets-fil samtidigt."

Nu, för att vara rättvis, tillåter onlineversionerna av Microsofts kärnanvändningar också ett utmärkt samarbete, men det minskar inte G Suite-samverkansstyrkan. Jag hittar G Suite mycket lättare att installera, komma åt och komma in i.

Google-appar är också mycket vanligare för samarbete. I hundratals (om inte tusentals) telefonmöten jag har varit i där vi har delat levande dokument tror jag att den enda gången vi använde de online Office 365-apparaten var när klienten var Microsoft.

Google Drive lagrar alla dina dokument i molnet

Google Drive är en direkt konkurrent till Dropbox, Microsofts OneDrive, Box och andra liknande tjänster.

Som med andra G Suite-appar finns en konsument- och enskild version av Google Drive och en som är bakad i G Suite. Till skillnad från andra Google Apps-konsumenter måste användarna betala för Google Drive antingen - och den enskilda versionen kan bli mycket dyrare än en G Suite-prenumeration.

Låt oss först titta på konsumentversionen. Från och med idag (lagringstjänsterna prissätter mycket, så det kan förändras när du läser det), får konsumenterna 15 GB lagringsutrymme gratis. Om du använder konsument Gmail, äter alla dina meddelanden i den här lagringen, liksom filer från dina appar. Google tillåter också gratis lagring av bilder, eftersom konsumentversionen av Google Drive är det som säkerhetskopierar många Android-telefoner.

Efter det att 15 GB lagras, lagras lagring (igen, i icke-G Suite-versionen av Google Drive) så här:

• Upp till 100 GB: $ 1, 99 / månad

• Upp till 1 TB: $ 9, 99 / månad

• Upp till 10 TB: 99, 99 USD / månad

• Upp till 20 TB: 199, 99 USD / månad

• Upp till 30 TB: 299, 99 USD / månad

Som du kan se lägger den till.

Att jämföra dessa priser med dem i G Suite kommer att ta lite hjärnvridning, men arbeta med mig en minut. För G Suite har Google två prissättningsmodeller: En lagringsallokering per användare och helt obegränsat lagringsutrymme.

G-sitsens billiga platser har lagring per användare. Grundplanen innehåller 30 GB molnlagring (tillsammans med alla andra G Suite-funktioner som diskuterats ovan) för $ 5 / månad. Om allt du ville ha var lagring, är konsumentversionen med 100 GB 1, 99 / månad en bättre affär.

Det är affärsplanen där saker börjar bli intressanta. Om du har färre än fem användare i din affärsplan betalar du $ 10 per månad per användare och får 1 TB lagringsutrymme per användare. Det är i huvudsak samma affär som konsumenttjänsten.

Men när du har fem användare eller mer (på antingen affärs- eller företagsplanen), har du plötsligt obegränsat lagringsutrymme. Det här är stort.

Det brukade vara att många av lagringsföretagen för moln erbjöd obegränsad lagring, men en för en, de har dragit tillbaka på dessa erbjudanden. Nu är det enda företaget jag har hittat som erbjuder obegränsad lagring till ett pris som småföretag kan absorbera är Google.

Jag har något liknande 13 TB på min Google Drive i molnet. Jag skulle ha mer, men eftersom jag bytte till Google Drive är Comcasts uppladdningshastighet så långsam, jag har bara lyckats få 13 TB där uppe. Jag har mycket mer att gå. Jag använder Google Drive som min cloud backup-tjänst, tillsammans med att hålla levande kopior av alla mina dokument. (Mer om det på lite.)

Om jag skulle försöka lagra den 13 TB med konsumentprismodellen för Google Drive skulle jag betala nästan två hundra dollar per månad, och all den lagringen skulle vara bunden till mitt konto. Mitt lilla företag inkluderar min fru, och hon skulle inte kunna dela det lagringsutrymmet enkelt.

Å andra sidan har jag köpt en prenumeration för fem användare i Google G Suite Affärsplan. Varje användare kostar $ 10 / månad. Som sådan betalar jag femtio dollar per månad för obegränsad lagring, i stället för tvåhundra dollar i månaden för förvaring med en 20 TB-lock.

Det är lite konstigt, för jag har bara två faktiska användare, men genom att betala $ 50 / månad öppnas Googles stora lagringsresurser helt. Jag vet också att jag enkelt kan lägga till upp till tre extra arbetstagare till projekt utan att öka min månatliga G Suite-utgift.

Självklart, om du inte behöver lagra eller säkerhetskopiera terabyte kanske du inte behöver den här tjänsten. Men kom ihåg att projekt som 4K videoproduktioner äter upp lagring mycket, väldigt snabbt. För mig är detta en väsentlig del av min lagringsarkitektur.

Min enda rädsla (och det är en rimlig fråga med Googles historia om att döda produkter) är att en dag kommer Google att ändra sin obegränsade lagringspolitik som Amazon gjorde. Min enda verkliga källa till hopp här är det snarare än $ 60 per år, vilket är vad Amazon laddas, laddar Google minst $ 50 / månad. Eftersom lagringskostnaderna alltid går ner (speciellt för Google som köper lagring i storlek i storlek i planet), kan det vara tillräckligt för att fortsätta programmet.

Fulltextsökning (även i bilder)

Jag avslutar min översikt över G Suite med en av mina favoritfunktioner. Nu när jag lagrar de flesta av mina dokument och filer i molnet på Google Drive får jag tillgång till Googles legendariska sökning efter mina dokument.

Det här är stort eftersom Google Drive inte bara söker efter text i textdokument. Den OCRs allt, så även om du tog ett foto av ett tecken och allt du har i den filen är pixlar, kommer Google Drive att hitta den.

Mellan Gmail för hela mitt brev sedan 1997 och Google Drive (som innehåller alla mina icke-offentliga och icke-FERPA-begränsade dokument) kan jag söka nästan allt jag någonsin har skrivit, laddat ner, skannat eller fotograferat - överallt mina företagets dokument.

En sak att notera om detta: G Suite Google Drive-sökning respekterar åtkomsträttigheter. Eftersom jag är den primära användaren i mitt lilla företag, har jag tillgång till allt i mina filer. Men andra anställda eller partners kan bara se vad som har öppnats för dem genom G-svitens omfattande hanterings- och åtkomstkontroll.

Ska du få G Suite?

Precis som med nästan alla inköp, fattar beslutet om köp-och-köp alltid med dina unika behov. Med det sagt, prissättningen på G Suite är prisvärd av nästan alla småföretag och fördelarna är ganska stora.

Är jag bekymrad över att Google kan se allt jag gör? Ja. Till en punkt. Men eftersom nästan alla organisationer jag jobbar med (inklusive myndigheter) också använder Googles produkter och tjänster, visar jag att Google kommer att se mina saker på ett eller annat sätt. Så länge som Google går ut ur sitt sätt att skydda sig mot brott - och de har bättre möjlighet att göra det än jag någonsin kommer att vara - är jag inte så bekymrad över att mina dokument kommer att gå in i det stora indexet i Himmelen.