Inte många använder bara en dator. Faktum är att de flesta av oss hoppar från maskin till maskin under en arbetsdag.

Det bästa sättet att se till att du får tillgång till dina viktiga filer från någon av de olika maskinerna i ditt digitala liv är att lagra filerna online. Om du använder Google Docs som ditt online-filförråd, hjälper dessa tips att förkorta din arbetsdag.

Skicka en zippad kopia av alla dina Google Docs-filer till din hårddisk

De flesta PC-användare säkerhetskopierar viktiga filer genom att kopiera dem till en optisk skiva eller USB-lagringsenhet, eller genom att ladda upp dem till en online lagringstjänst. Nu fungerar det också på andra sätt.

Om du vill hämta alla dina dokument från Google Docs, kalkylblad, presentationer och andra filer till din dator i en enda zip-fil, välj vilken fil som helst och klicka på Mer> Hämta. Välj "Alla objekt" och kolla en filtyp eller "Hämta inte (hoppa över)" i rullgardinsmenyerna för varje filkategori. Du kan också ändra alla format till MS Office, Open Office eller PDF.

Det tog mindre än en minut att komprimera och ladda ner 300 filer - mestadels Word-dokument och Excel-kalkylblad - till en 68 MB ZIP-fil. Om du föredrar att inte vänta på att nedladdningen ska slutföras, klicka på "E-post när du är redo" för att Google ska skicka en länk när filen är tillgänglig för nedladdning.

Använd Google Docs automatiskt korrigera för att spara skrivning

Textredigeraren för Google Dokument föreslår korrigeringar för felstavade ord: högerklicka eller kommandot klicka på ordet, välj "Alltid korrigera till" och välj rätt stavning från de föreslagna termerna.

Du kan också skapa genvägar för vanlig text, till exempel ditt namn, titel, arbetsgivare eller annan ofta upprepad boilerplattform. För att göra det, klicka på Verktyg> Inställningar, ange genvägarna i rutan Ersätt och texten i ditt val i rutan Med. Nu när du anger den textsträngen följt av ett mellanslag visas den längre pannan.

För att förhindra att Google Docs automatiskt skapar fraktioner, ellipser, symboler för upphovsrätt och varumärken och andra specialtecken, avmarkerar du objektet i listan Preferences eller klickar på x till höger för att radera objektet.

Tangentbordsgenvägar speciellt för Google Dokument

De flesta av oss kan komma ihåg om ett dussin tangentbordsgenvägar som vi använder regelbundet. I ett inlägg från 2008 beskriver jag hur man skapar en textfil som visar dussintals tangenttryckskombinationer, så den enda tangentbordsgenvägen du måste komma ihåg är den du tilldelade för att öppna den filen.

För att öppna Google Docs-versionen av det här snabbtangentbordet, tryck på Ctrl (eller Kommandot på en Mac) och / (framåt snedstreck). Alternativt kan du lägga till dessa fem Google Docs-tangentkombinationer till din huvudgenvägslista:

Ctrl-Shift-C : Visa ett ordantal

Ctrl-Shift-Y : Visa definitionen för det valda ordet

Ctrl-; (semikolon): Flytta till nästa felstavade ord

Alt-Skift-F : Flytta till menyraden

Ctrl- \ (backslash): Rensa formatering

Bonus tips: För att maximera din syn i Google Dokument, ange Ctrl-Shift-F för att aktivera helskärmsvisningen. Klicka på Visa> Full skärm för att dölja kontrollerna. Tryck på Esc för att visa kontrollerna och Ctrl-Shift-F igen för att återgå till normal visning.

Gör filer tillgängliga för alla eller bara inbjudna

Alla filer som du lagrar på Google Dokument är som standard privata. För att dela en fil högerklickar du på den och väljer Dela. Från den här menyn kan du skicka filen som en bifogad e-post, skicka ett e-postmeddelande till de medarbetare du anger eller välj Dela igen för att öppna dialogrutan Dela inställningar.

Klicka på Ändra under "Vem har tillgång" för att göra filen offentlig (tillgänglig för alla på webben) eller tillgänglig för alla med en länk till filen. Dessa två alternativ kräver ingen inloggning, och du kan ange om tittare kan redigera filen också.

Du kan också hålla filen privat men dela den med endast de personer du anger. Denna inställning kräver att medarbetare loggar in för att komma åt filen. Klicka i textrutan Lägg till personer och ange en e-postadress eller välj poster från din kontaktlista.

Som standard kan de personer du delar med också redigera filen. Klicka på "Kan redigera" till höger för att begränsa dem för att kommentera eller bara titta på dokumentet. Du kan också klistra in filens innehåll i meddelandet och skicka dig själv en kopia.