När din e-postbrevlåda fyller på kan det vara svårt att skilja de viktiga meddelandena från de som du kan läsa senare - om alls. Ett sätt att hjälpa till att identifiera personliga e-postmeddelanden från opersonliga är av antalet mottagare. Genom att markera meddelanden som skickas endast till dig är det mindre troligt att du saknar post som kräver din omedelbara uppmärksamhet.

I november i november beskrivs hur man sammanfogar flera e-postkonton och organiserar dem med hjälp av filter och etiketter. Det här kan hjälpa till att skicka mindre viktiga meddelanden ur din inkorg och i mappar du kan läsa på fritiden.

Men inte alla icke-filtrerade meddelanden adresseras personligen till dig. Microsoft Outlook 2010: s villkorliga formatering och Gmail: s "personliga nivåindikatorer" hjälper dig att få en pärla på dessa personliga meddelanden genom att visa en blick om du är den enda adressen i fältet Till: eller om mailet skickades till flera mottagare.

Ändra utseendet på personligt adresserat mail i Outlook 2010

Du kan använda Outlook 2010s villkorliga formatering för att ändra utseendet på meddelanden som uppfyller specifika egenskaper. För att komma åt funktionen klickar du på fliken Visa på bandet, väljer Visa inställningar längst till vänster om bandet och väljer Villkorlig formatering i dialogrutan Avancerad vyinställningar.

Klicka på Lägg till för att skapa en ny regel, ge regeln ett namn (t.ex. "Endast till mig") och välj knappen Villkor. I dialogrutan Filtrera, kolla "Var jag är" och välj "den enda personen på linjen Till" i rullgardinsmenyn till höger. Klicka på OK för att skapa filtret.

Tillbaka i dialogrutan Villkorlig formatering markerar du den nya regeln (om den inte redan är). Klicka sedan på knappen Font och välj en typsnitt, storlek och färg som gör det enkelt att identifiera meddelanden som uppfyller regeln som du just skapat. För mig gör en distinkt färg (rödbrun) tricket.

Klicka på OK två gånger för att stänga dialogrutorna och återgå till din inkorg, där meddelandena "bara till mig" kommer att visas i det format du just angav. Du kan skapa andra villkorliga formateringsregler för att identifiera meddelanden där din adress visas i fältet Cc eller i fältet Till med andra. Men jag fann det tillräckligt att färgkod endast en typ av meddelande för att undvika att behöva komma ihåg vad flera färger eller formatering indikerar.

Ge Gmail-meddelanden en personlig indikator

Spottning av personliga meddelanden vid en blick i Gmail är en bris när du aktiverar tjänstens personliga nivåindikatorer. Den här funktionen placerar en enda chevron till vänster om meddelandemedlemmar i din inkorg för att indikera ett mail som skickas till din adress i stället för en e-postlista och en dubbel chevron bredvid ämnena av meddelanden som skickas endast till din adress.

Om du vill se Gmails personliga nivåindikatorer klickar du på Inställningar högst upp till höger i huvudfönstret i Gmail, väljer fliken Allmänt (det är förmodligen standardvyn) och bläddrar till "Personliga nivåindikatorer", som visas strax under Signaturalternativet. Välj "Visa indikatorer" och klicka på Spara ändringar knappen längst ner i fönstret.

Chevronsna visas i Gmail-indikatorn "Viktig", som är avsedd att markera prioriterade meddelanden baserat på Gmails egna regler. Håll markören över indikatorn för att se Gmails skäl att markera meddelandet som viktigt.

Kriterierna inkluderar meddelanden som skickas direkt till dig, orden i meddelandena, människorna i konversationen, din tendens att läsa meddelanden med den etiketten eller (min favorit) enligt "vår magiska sås". Kan jag få frites med det?