Microsoft släppte igår förhandsvisningen av sin nya webbläsarbaserade e-posttjänst, Outlook.com. Avsikten med att så småningom ersätta den alltmer föråldrade Hotmailen, ger den fria tjänsten ett minimalistiskt användargränssnitt, social media och Skydrive integration och en rad funktioner. Som jag sa i mitt första tag, är det ett bra alternativ till Gmail och definitivt värt att byta till för befintliga Hotmail- eller Live.com-användare. I själva verket har mer än en miljon användare redan anmält sig.

För att vara någonstans nära användbar bör en e-posttjänst erbjuda många sätt att organisera dina meddelanden. Och lyckligtvis täcker Outlook.com alla grunderna och mer. Nedan diskuterar jag fem sätt att hantera dina meddelanden och hålla din inkorg snygg och städad.

1. Omedelbara åtgärder

När du mus över ett e-postmeddelande visas tre grå ikoner mellan avsändarens namn och ämnesfältet. Med dessa "Instant Action" -kontroller kan du radera ett meddelande, markera det som oläst eller flagga det för granskning (den senare åtgärden flyttar den till toppen av din inkorg). Du kan utföra samma åtgärder med kommandofältet högst upp på skärmen, men ikonerna för direktåtgärd sparar några få klick. Dessutom, genom att gömma ikonen tills du behöver dem, håller Microsoft gränssnittet rent och fritt från röran. Om du vill kan du lägga till fler ikoner från menyn Inställningar, inklusive att flytta meddelandet till en mapp och markera det som skräp. Observera att du bara kan se tre ikoner samtidigt.

Mousing över avsändarens namn visar en popup-meny med kommandon för att skicka ett e-mail till kontakten, schemalägga en städning (se sista steget), hitta alla e-postmeddelanden från avsändaren, flytta dessa meddelanden eller radera dem helt . Även om menyn inte är en "Instant Action" -funktion, är det ett annat sätt att organisera ett meddelande utan att använda kommandofältet.

2. Mappar och Snabbvy kategorier

Outlook.coms mappfunktion liknar den på andra populära e-posttjänster. När du flyttar en fil till en mapp tar den bort från inkorgen, precis som om du tog en pappersfil från skrivbordet och lagrade den i en låda. Du kan lägga till e-post i en mapp genom dra och släpp eller genom att välja e-postmeddelandet och använda rullgardinsmenyn Flytta till från kommandofältet. Standardmappar inkluderar skräp, skickat och utkast, men du kan skapa så många mappar som du vill.

Kategorier fungerar annorlunda. I stället för att fungera som separata mappar är kategorier olika sätt att klassificera meddelanden genom innehållet. Så även när du tilldelar ett meddelande till kategori kommer det att förbli i din inkorg. Om du klickar på en kategori visas emellertid bara de meddelanden som tilldelats den.

Microsoft har lagt till standardkategorier för meddelanden med bilagor och de med ett spårningsnummer. När de här meddelandena kommer Outlook.com att upptäcka dem och automatiskt märka dem med lämplig kategori. Liksom med mappar kan du skapa egna kategorier, men du kan bara tilldela kategorier genom att välja meddelandet och använda rullgardinsmenyn från kommandofältet. Dra och släpp är inte ett alternativ.

3. Regler och filter

Som med Gmail kan du skapa regler baserade på avsändarens namn eller adress, fältet "Till" eller "CC", fältet Ämne, eller om meddelandet har bilagor. Sedan kan du berätta för Outlook.com att de automatiskt flyttas till en mapp, flagga dem i din inkorg, vidarebefordra dem till en ny e-postadress, lägga till eller ta bort en kategori eller radera dem helt. För att komma till menyn Regler, klicka på Sweep-menyn i kommandofältet och välj Hantera regler.

Du kan hantera dina inkommande meddelanden av avsändaren under alternativet Säkert och blockerat avsändare på menyn Inställningar. Alternativen inkluderar att ange vilka avsändare som är "säkra" (så meddelandena är inte märkta som skräp), vilka e-postlistor är säkra, och vilka avsändare som ska blockeras helt. E-postmeddelanden från en avsändare i din blockerade lista raderas.

4. Skräp e-post

Använd ett e-postkonto tillräckligt länge och skräppost börjar dyka in. Och för länge kan det bli en översvämning. Som det ska, erbjuder Outlook.com ett par verktyg för hantering av skräppost, varav den första är tillgänglig från kommandofältet. Om du klickar på skräp-alternativet visas alternativ för att markera meddelandet som skräp, rapportera en phishing-bluff eller varna Microsoft om du misstänker att en väns konto har hackats. Om du av misstag markerar ett meddelande som skräp kan du vända åtgärden i din skräpmapp. Det är en nödvändig funktion eftersom framtida meddelanden från den avsändaren kommer att raderas.

På menyn Inställningar finns det fler verktyg för skräpposthantering. Klicka bara på alternativet Filters och rapportering för att ställa in skräppostfilter, bestämma om du vill rapportera skräppost till Microsoft eller blockera innehåll från alla okända avsändare.

5. Sopa och schemalägga rengöring

Även om ingen kvast är inblandad kan du svepa inkorgen med hjälp av rullgardinsmenyn på kommandotangenten. Här kan du flytta alla meddelanden från en avsändare eller ta bort dem som en grupp.

Under samma meny ger funktionen Schemaläggning ytterligare alternativ, till exempel att endast de senaste meddelandena från en avsändare eller borttagning av något äldre än 3, 10, 30 eller 60 dagar behålls. Eller om du föredrar, kan du flytta de äldre meddelandena till en viss mapp.