Företaget jag jobbar för skapar mycket tekniska rapporter. Många av de Microsoft Word-dokument som jag redigerar laddas med komplicerade tabeller, diagram och andra siffror. Sidorna växlar ofta mellan stående och liggande orientering, så jag måste flytta sidnumret och ta bort den andra rubriken och sidfotinformationen på landskapssidan och sedan lägga till den till efterföljande porträttsidor.

Du kanske tror att ett sofistikerat program som Word skulle göra det enkelt att reformatera en enda landskapssida och återgå till den ursprungliga formateringen efteråt, men det är det inte.

I Word 2003 går de steg som krävs för att göra det bra in i dubbelsiffrorna:

Klicka på Insert, Break, välj "Next page" under "Section break types" och klicka på OK. Klicka sedan på Visa, rubrik och sidfot för att öppna verktygsfältet Rubrikrubrik och sidfot. Klicka i rubriken i det avsnitt du just skapat och avmarkera Länk till tidigare i verktygsfältet Rubrikrubrik och fotboll för att inaktivera den här funktionen. Därefter klickar du i sidfoten och avmarkerar alternativet Länk till tidigare igen. Du borde inte längre se Samma som Föregående i antingen rubriken eller sidfoten.

Nu ändras de ändringar du gör endast till sidorna i det nya avsnittet. Välj Arkiv, Sidinställningar, välj Landskap i avsnittet Orientering på fliken Marginaler och klicka på OK. Markera sidnumret i sidfoten och dra det till vänster på landskapssidan, där det kommer att visas på "botten" när landskapssidan skrivs ut tillsammans med dokumentets porträttsidor. När sidnumret är markerat klickar du på Format, Textriktning och väljer lämpligt alternativ.

När sidorna i ditt dokument växlar tillbaka till stående orientering måste du vända om processen för att flytta sidnummer och sätta in den andra rubriken och sidfotinformationen. Annars visas de ändringar du gör på porträttsidan på de landskapssidor som föregår den. Du måste också se till att "Fortsätt från föregående avsnitt" är markerat i dialogrutan Sidnummersformat om du vill att sidnumreringen i den nya sektionen ska hämtas där den slutade i föregående avsnitt.

Byta orientering i Word 2007 och 2010 är ingen picknick

Att studsa mellan porträtt och landskapsformat i ett Word 2007 eller 2010-dokument är inte mycket lättare. Faktum är att du inte kan dra sidnummer ut av rubriken och sidfoten i dessa versioner av Word. Istället måste du välja en sidhuvud och sidfot som placerar sidnumret på sidan och sedan omformatera och omplacera numret så att det matchar sidnumren på dokumentets sidor i stående riktning.

Som i Word 2003 börjar du genom att införa en sektionsbrytning. Klicka på Sidlayout, Breaks och välj Nästa sida under avsnittstopp. Du måste också avmarkera länken till föregående alternativ i verktygsfältet Header and Footer, precis som i Word 2003.

För att öppna fliken Header och Footer Tools dubbelklickar du på rubriken eller sidfoten eller klickar på Infoga, Footer (eller Header), Redigera footer (eller Header). Välj Länk till Föregående i avsnittet Navigation för att avmarkera det här alternativet. Samma som tidigare tagg kommer att försvinna från höger sida av sidhuvudet eller sidfoten. Tyvärr måste det här alternativet fortfarande vara inaktiverat separat för rubriken och sidfoten.

Nu är du redo att byta från stående till liggande läge: i både Word 2007 och 2010 väljer du fliken Sidlayout, klickar på Orientering och gör ditt val. Återuppta rubriken Header och Footer och ta bort eventuella rubriker eller annan text som du inte vill visas på landskapssidan. Klicka sedan på Sidantal, Sidmarginaler och välj en av de många layouterna med sidnummer på vänstersidan på landskapssidan.

Återigen måste du omplacera och omforma sidnumret för att matcha porträttsidorna i ditt dokument. Med rubriken och sidfoten aktiv, välj sidnummer och flytta den genom att dra eller använda piltangenterna. Om du vill ändra sidnumret sidledes så att det matchar siffrorna på porträttsidor klickar du på Format, Textriktning och väljer alternativet för att rotera texten 90 grader.

När dokumentet återgår till porträttläge, lägger du in ytterligare en nästa sektionsavbrott på nästa sida, avmarkerar Länk till Föregående om igen, sätt in rubriker eller annan text som du har tagit bort på landskapssidan, placera sidnummer igen och hoppas att du inte kommer måste göra Word-sidorättnings-shuffle för ofta.

Självklart kan du skapa ett makro som automatiserar porträtt-till-landskap-till-porträttprocessen, men det är ett ämne för ett senare inlägg.