Den fruktade Svara Alla-knappen ringde upp ett annat offer förra veckan när en polisavdelningschef i Los Angeles frågade sina officerare i ett e-postmeddelande för att arrestera någon för olaglig försäljning av minderåriga kaniner så att avdelningen inte skulle få ett "svart öga" i media.

Som Ana Garcia rapporterar för NBC södra Kalifornien insåg inte befälhavaren att hans svar på en LAPD-officer skickades också till TV-nyhetsproducenten som begärde information om bristen på djurbråckstvångar månader efter att avdelningen hävdade att det skulle vara knäckt på övningen.

Till skillnad från många svar alla olyckor fick befälhavaren stöd från sin chef, LAPD-chefen Charlie Beck, som sa att chefen bara tilldelade resurser.

Nej, det här är inte en Looney Tunes-tecknad med huvudrollen Bugs Bunny som den otrygga reporteren och Elmer Fudd som den politiska befälhavaren. Det låter bara som en.

Tyvärr är oavsiktliga svar på alla ofta inget att skratta åt. I januari rapporterade Ruth Graham på grindstenen om en kvinna som förlorade sitt jobb efter att ha blivit om en missnöjd chefens avfyring i ett svar som hon trodde skulle bara en handfull medarbetare men som faktiskt skickades till alla hos företaget.

Har någon enskild datorfunktion orsakat mer sorg än Svara alla? Vissa organisationer har gått så långt att deaktivera både svar-alla och framåtfunktioner i sina brevsystem - åtminstone för valda meddelanden.

Microsoft Outlook-användare kan undvika oavsiktliga svar på alla genom att gömma knappen Svara alla (som kallas Svara på alla i Outlook 2003 och 2007). De kan också ställa in Outlook för att fördröja de meddelanden som de skickar för att ge sig några sekunder eller minuter för att fånga sina svar - alla misstag.

Kanske är det mest effektiva försvaret mot oavsiktliga filtsvar att använda den gratis TuneReplyAll-tillägget för Outlook 2010 som genererar en varning som du måste klicka igenom innan du svarar på alla mottagare av ett meddelande.

Undvik oavsiktliga svar på alla genom att ta bort knappen från Outlook: s verktygsfält eller band

Arbetsdagen är ofta en oändlig serie av distraktioner. Med så många människor, program och aktiviteter som tävlar för vår uppmärksamhet på jobbet, är det inte konstigt att vi ibland klickar på fel knapp.

Det enklaste sättet att förhindra oavsiktliga svar på allt är att ta bort alternativet Svara till alla från standardverktygsfältet i Outlook 2003 och 2007 och Svara alla från bandet i Outlook 2010. Att göra det i de tidigare två programmen är en bris; detsamma kan inte sägas för att ta bort Svara alla från Outlook 2010-bandet.

I Outlook 2003 och 2007 trycker du på Alt-tangenten och drar knappen Svara till alla från verktygsfältet eller klickar på nedpilen längst till höger på verktygsfältet, väljer Lägg till eller Ta bort knappar, väljer Standard och avmarkerar Svara till alla. Observera att du måste slutföra stegen i både huvudfönstret i Outlook och Outlook.

För att anpassa Outlook 2010-bandet så att Svara alla-knappen är skild från de andra svaralternativen följer du de steg som beskrivits av William Zhou på Office TechCenter-webbplatsen:

Klicka på Arkiv-fliken, välj Alternativ och välj Anpassa band.

Välj Svara i den högra rutan och klicka på Ta bort.

Klicka på Ny grupp två gånger. Byt namn på den första nya gruppen (Anpassad) som "Svara (Anpassad)" och den andra som "Svara alla (Anpassad)."

Överst i den vänstra rutan klickar du på Huvudflikar från "Välj kommandon från."

I vänstra rutan, expandera Hem (Mail) och svara.

Välj Svars (Anpassad) i den högra rutan.

Lägg till kommandona "Skicka svar", "Svara", "Vidarebefordra", "Möte", "IM" och "Mer" från vänster ram för att svara (anpassat) i den högra rutan en efter en.

Välj "Svara alla (Anpassade)" i den högra rutan.

Lägg till kommandot Svara Alla till "Svara alla (Anpassade)."

Välj "Svara alla (Anpassad)" och använd nedåtknappen för att flytta den under "Skicka / ta emot (IMAP / POP)."

Klicka på OK.

Du kan ändra stegen ovan för att eliminera knappen Svara alla helt och hållet genom att bara skapa en ny grupp med namnet Respond (Custom) som saknar alternativet Svara alla. I alla tre versioner av Outlook kan du fortfarande svara på alla genom att trycka på Ctrl-Shift-R, eller genom att klicka på Åtgärder> Svara på alla i Outlook 2003 och 2007.

I december förklarade CNETs Rob Lightner Microsofts gratis NoReplyAll-tillägg för Outlook 2010 som låter avsändaren av ett meddelande inaktivera Svara till alla och vidarebefordra funktioner för meddelandet. Som Rob förklarar innehåller programmet en funktion som låter dig inaktivera svaret alla för alla meddelanden du får.

Relaterade historier

• Det värsta "Svara alla" av alla?
• 5 sätt att undvika att dra en Petraeus
• Leahy lovar ingen garanti för e-post för feds

Tyvärr fungerar tillägget bara för mottagare på samma Exchange-domän. På samma sätt fungerar Outlook-sändnings-sändningsfunktionen endast med Exchange-konton. På Outlook-supportwebbplatsen beskrivs hur meddelandesökning hämtas i Outlook 2003.

Gmail ger dig en bättre chans att avbryta ett oavsiktligt svar till alla genom att använda tjänsten Ångra sändning. För att aktivera det klickar du på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet i huvudfönstret i Gmail, väljer Inställningar och under Aktivera fliken markerar du Aktivera Ångra Skicka. Klicka på knappen Spara ändringar längst ner i inställningarna för att aktivera alternativet.

(Om du inte ser Ångra sändningsalternativet, klicka på fliken Labs och aktivera det där.)

Tyvärr är den maximala avbeställningsperioden endast 30 sekunder (de andra tre alternativen är 5, 10 och 20 sekunder). I många fall är en halv minut tillräckligt lång för att inse att du valde fel svaralternativ och undviker att ha lite "splainin" att göra.

Ange Outlook för att fördröja alla meddelanden du skickar

Du kan lägga till en meddelandefördröjningsfunktion i Outlook genom att skapa en regel som automatiskt spjäller e-post som skickas till specifika adresser eller till alla mottagare. I april 2008 beskrev jag hur man skapar en förseningsregel i Outlook 2003 och 2007.

Regelskapsprocessen är densamma i Outlook 2010, även om stegen för att öppna reglerguiden är annorlunda: klicka på Arkiv> Info> Hantera regler och varningar för att få regelproceduren att gå i det programmet.

Gratisprogrammet lägger till ett "svar på alla" varning till Outlook

Mycket av sorgen som orsakats av oavsiktliga svar på alla kan avvärjas av en automatisk "Vill du verkligen?" Bekräftelse. Ja, jag inser hur försvårande det kan vara att behöva klicka igenom sådana varningar när du har bråttom för att komma till slutet av din arbetsdag. När man bombarderar med popup-varningar klickar folk ofta igenom dem utan att betala dem något.

Men det här är din arbetssäkerhet vi pratar om här. Om du bestämmer risken för att ditt meddelande når fel personer är större än ditt behov av snabb leverans, ladda ner och installera IvaSofts gratis TuneReplyAll-tillägg för Outlook 2010.

När du har installerat programmet på din dator måste du aktivera det manuellt via Outlook 2010: s tilläggsalternativ. Klicka på Arkiv> Alternativ> Tillägg och välj TuneReplyAll i listan med tillägg. Välj alternativet Lägg till alternativ. Programmets alternativ visas under fliken TuneReplyAll.

När tillägget är aktiverat visas en varning när du väljer Svara alla frågar om du verkligen vill att alla meddelandes mottagare ska få ditt svar. Nej-knappen väljs som standard, så tryck på Enter avbryter svar-all åtgärd. Du måste klicka på Ja-knappen för att bekräfta svaret på alla (eller tryck på Tab och sedan Enter).

TuneReplyAll låter dig också utesluta din egen adress när du svarar på alla. Du kan ställa in programmet för att lägga till din adress automatiskt i fältet To :, Cc :, eller Bcc: av alla utgående meddelanden. Jag testade programmet på en fristående dator (inte en del av en Exchange-domän) och det fungerade som annonserat.

Den andra sidan av svaret-all ekvation är förmågan att svara på alla meddelandemottagare som standard. Gmail Labs brukade erbjuda ett standardalternativ till allt som verkar ha tagits bort - åtminstone var verktyget inte tillgängligt i mitt Gmail-konto.

Företagen verkar vara rörliga i motsatt riktning: mot inaktiverande svar till alla, som Mike Rosenwald rapporterade förra månaden på Businessweek.com.

Enligt anställda hos organisationer som har funktionshindrade svarar allt i sina e-postsystem är funktionen definitivt inte missad.