När ett företag bara har börjat och grundarna behöver fylla några administrativa hål billigt, kan enkla webapplikationer fylla tomrummet. De appar som vi ska titta på här är inte alltid bra för stora organisationer. I själva verket är flera utformade speciellt för mindre företag som behöver enkla men robusta lösningar på vanliga affärsbehov.

Hantera projekt med Basecamp

När ett företag börjar betjäna flera kunder måste det hantera logistik och se till att medarbetarna gör vad som förväntas av dem. Det är där Basecamp kommer in.

Basecamp är inte bara en enkel online-projektkoordinator, det är det bästa av sitt slag på webben. När du har anmält dig kan du omedelbart börja skapa projekt och dela dem med anställda. Webbplatsen innehåller funktioner för att göra listannonser, möjligheten att dela filer, spåra projektspårning, tidsföljning för att se vilka anställda som har arbetat med projektet och mer. I grund och botten erbjuder Basecamp en fullständig projektledningstjänst som gör att du kan se hur bra ditt företag utför varje steg på vägen.

Att skapa och övervaka projekt i Basecamp kunde inte bli enklare. Men Basecamp är inte ledigt. Grundutgåvan kostar $ 24 per månad och låter användare skapa och spåra 15 projekt samtidigt och lagra upp till 3 GB data. Planerna går upp därifrån till $ 149 per månad, vilket möjliggör ett obegränsat antal projekt, 50 GB lagringsutrymme och tidspårning (de andra planerna erbjuder inte tidspårning). Om du letar efter något enkelt och effektivt för att hantera dina projekt är Basecamp värt pengarna.

Ta alla dina anteckningar med Evernote

Att ta sig an mot att ta anteckningar och kategorisera dem är svårt och för tidskrävande. Evernote är ett bra verktyg för entreprenörer som vill hålla alla sina visuella och textnoteringar organiserade.

Evernote kommer i två smaker - gratis och premium. Den fria versionen låter dig ta anteckningar, snapfoton och fånga webbsidor med hjälp av en PC eller Mac. När du är klar kan du ladda upp dem till Evernote-servern, som sedan utför rudimentär OCR på dina bilder, vilket gör det enkelt att hitta när du utför en sökning. Premium-versionen, som kostar $ 5 per månad, erbjuder 500 MB månadslagring (den fria versionen har bara 40 MB lagring), bättre säkerhetsfunktioner och möjligheten att synkronisera vilken filtyp som helst till andra datorer eller mobiltelefoner.

Evernote fungerar väldigt bra. Jag använder den för att ta anteckningar och från tid till annan laddar jag upp ljud och foton och inom några minuter är uppgifterna kategoriserade utifrån den information som den innehåller. Om jag till exempel söker efter "Windows XP" i mitt Evernote-konto, visar det omedelbart alla textfiler och ljudklipp som nämner Windows XP. Jag är ständigt förvånad över hur lätt det är att hitta mina rotiga anteckningar.

För näringslivet är Evernote ett idealiskt verktyg. Det gör det enklare att hålla mötesminuter och om du vill spela in konferenssamtal för utvärdering senare kan du använda Evernote för att hjälpa dig att jogga ditt minne. I huvudsak är Evernote en annan administrativ assistent på kontoret. Den enda skillnaden är att det är gratis om du inte behöver fullt stöd, eller $ 5 per månad om du vill ha alla funktioner. För ett företag som vill se allt de gör är organiserade bra, det är ingenting.

FreshBooks för fakturering

Det finns många faktureringstjänster på webben och varje erbjuder sin egen blandning av användbarhet och användbarhet till ett företag. Men om du letar efter något enkelt som gör det enkelt att övervaka dina faktureringscykler, är FreshBooks ett bra ställe att börja.

FreshBooks gör det enkelt att hantera kunder, projekt och framför allt fakturor. Verktyget genererar återkommande fakturor och fakturerar kunder automatiskt. Ännu bättre är det relativt överkomligt: ​​du kan inte betala något om du behöver grundläggande fakturering eller betala upp till $ 149 per månad om du vill ha fler anställda att komma åt kontot.

När jag började använda FreshBooks, känner jag till alla funktioner som den erbjuder, jag förväntade mig stora saker från verktyget. Och lyckligtvis var jag nöjd. Bortsett från att kunna importera från och exportera till QuickBooks och CSV-filer, integrerar verktyget automatiskt med betalningsbearbetningslösningar som PayPal och dess design gör det snabbt och enkelt att slutföra dina faktureringsuppgifter. I själva verket fann jag att jag kunde skapa fakturor och skicka dem till kunder på mycket mindre tid än att utveckla rudimentära fakturor själv i Word och skicka dem till kunder på så sätt.

Där FreshBooks verkligen lyser är i spårningen. Om du använder ett råsystem för fakturering har du förmodligen problem med att komma ihåg när eller om du betalades. FreshBooks eliminerar problemet och ger en menypanel som visar utestående betalningar och historiska betalningar så att du vet när pengar kommer in. Och om du är orolig för utseendet på din faktura kan du anpassa det på något sätt du vill och till och med inmatar din företagslogotyp.

FreshBooks är ett bra faktureringsverktyg som jag faktiskt gillar bättre än funktionen som är inbyggd i QuickBooks. FreshBooks är enkelt, det är överkomligt, och viktigast av allt är det användbart.

Spåra anställda med InOut Board

Vill du veta när dina anställda kommer in på kontoret? Vill du veta när de lämnar på natten? Om så är fallet, se inte längre än onlineversionen av InOut Board.

InOut Board spårar anställdas status (oavsett om de är på kontoret), närvaro, kalendrar och även deras telefonsvarar med hjälp av ett gratis Windows-baserat spårningsagent. Verktyget innehåller också en företagsövergripande snabbmeddelandeplattform så att företagets anställda kan chatta med varandra utan att använda tjänster som AIM eller Google Talk.

När InOut Board har installerats kan du lägga till anställda i systemet och börja spåra deras status. När anställda kommer in på kontoret på morgonen kan de ange vilken tid de anlände och använd InOut Board för att ständigt uppdatera systemet på vad som händer i sin dag. Chefer kan också hemligt spåra statusen för anställda för att se till att de arbetar och inte gör saker de inte borde vara på kontoret. Vi älskar inte den här funktionen.

InOut Board är ett idealiskt spårningsverktyg för ett litet företag eftersom det är lätt och ger den grundläggande information som krävs av cheferna. Online-versionen är ledig i 30 dagar och om du bestämmer dig för att använda den, måste du betala $ 9, 95 per månad för 10 användarlicenser eller upp till $ 349, 95 per månad för 2.000 användarlicenser.

För närvarande för medarbetarkommunikation

För närvarande saknar vi en bättre analogi, Twitter med grupper, för företag. Vi tycker att det är det bästa av "work Twitter" -produkterna.

För närvarande ger företagen de verktyg som behövs för att skapa egna microblogging-nätverk på kontoret, och det gör det möjligt för chefer att skilja alla användare i grupper. Med andra ord kan företag placera ledning i en grupp och lägre anställda i andra så att diskussioner kan äga rum mellan medlemmar utan oro för owelkomna anställda att gå med.

En gång för närvarande distribueras på kontoret flyttas de anställda som registrerar sig för det automatiskt till sina utsedda grupper. De kan alla prata om på ett offentligt forum, vänner med andra anställda och njuta av en erfarenhet som liknar Twitter. I min testning var det enkelt att skapa grupper och konversera med andra, och det skulle inte vara lättare att använda det. Användare måste registrera sig, gå med i respektive företagskonto och de är redo att gå.

Men till skillnad från Twitter, är det för närvarande inte nödvändigtvis gratis. Om du vill ha det enklaste inslaget, kostar det för närvarande inte dig en krona. Men om du letar efter avancerade administrativa funktioner och möjligheten att installera För närvarande på din lokala nätverksinfrastruktur tar företaget 1 dollar per användare per månad.

Shoeboxed för alla dina kvitton

En av de viktigaste aspekterna av att driva ett företag är att hålla koll på kvitton, så du kan vara säker på skatte tid att du är beredd att lämna exakt avkastning. Och Shoeboxed hjälper dig att göra just det.

Shoeboxed är unik i den här förklaringen eftersom det kräver något de andra inte gör: en del offline-åtgärder. För att kunna använda tjänsten måste du skicka Shoeboxed kvitton eller visitkort till företaget via snail mail. När företaget mottar dina kvitton kommer det att skanna dem till ditt konto och göra dem tillgängliga för dig online, så du förlorar inte koll på dem. Det är en snygg idé och en som du inte bör förbise om du har problem med att komma ihåg var du sätter varje kvitto.

Men det blir bättre. Under de senaste veckorna har Shoeboxed handlat om företag som Evernote, FreshBooks och andra som låter dig koppla dina två konton och skicka dina kvitton direkt till ovannämnda tjänster. Jag skickade ett par kvitton till FreshBooks genom Shoeboxed och insåg att det var ett perfekt sätt att övervaka min verksamhet när det gäller redovisning.

Som de andra erbjuder Shoeboxed en gratis version om du vill ha mindre funktionalitet och annonser, men det är inte riktigt det bästa alternativet. Företaget erbjuder också lite, klassisk och affärsversioner, som är prissatta till $ 9, 95, $ 19, 95 respektive $ 49, 95. Var och en erbjuder samma funktioner som nämnts ovan, men skiljer sig utifrån gränsen för antalet kvitton som företaget ska skanna. Jag använder versionen 19, 95 dollar, eftersom den är mest användbar för mig. Om du har ett stort företag kanske du vill överväga att använda versionen 49, 95 USD.