Tekniken är distraherande, det råder ingen tvekan om det. I stället för att låta elektroniska prylar dra din uppmärksamhet bort från viktigare aktiviteter på din arbetsdag, använd dem för att skärpa ditt fokus.

Många tidshanteringsmetoder kräver ett multiday-symposium att behärska. Ett enkelt alternativ är Francesco Cirillos Pomodoro Technique, som är uppkallad efter 25 minuters köks timer i form av en tomat Cirillo som används för att behålla sitt fokus samtidigt som han studerar på college i Rom.

På 25 minuter kan du lära dig det mesta av vad som finns att veta om det enkla Pomodoro-tillvägagångssättet för tidshantering. Den gratis Pomodoro Technique e-boken (PDF-nedladdning) tar så länge att läsa.

I ett nötskal, listar du varje dags aktiviteter och bestämmer antalet "Pomodoros" eller 25 minuters block av tid, du kommer att spendera på varje; Du kan justera längden på din Pomodoros, men 25 minuter följt av en 5-minuters paus verkar fungera för många människor. Efter fyra Pomodoros tar du en längre paus.

När du jobbar spårar du antalet Pomodoros som varje uppgift faktiskt kräver för att slutföra. I slutet av dagen jämför du din uppskattning med dina faktiska resultat för varje uppgift. Använd den informationen för att förbättra dina framtida uppskattningar.

Talande tomat spårar din arbetsdag

Flera program har skrivits för användning med Pomodoro Technique. Den jag bestämde mig på är den fria Pomodoro Timer, ett open source-program som placerar en tomatikon i meddelandefältet i Windows. verktyget är också tillgängligt för Mac och Linux.

Pomodoro Timer saknar all dokumentation eller hjälpinformation, så du måste ta den eller lämna den. När du har installerat programmet högerklickar du på tomatikonen i meddelandefältet och väljer Starta Pomodoro. Du uppmanas att ge Pomodoro ett namn. Klicka på OK för att starta klockan.

Välj Inställningar på högerklick-menyn för att öppna dialogrutan som visar alternativ för att ändra varaktigheten för varje Pomodoro, justera programmets varningar och ljudeffekter (du vill avmarkera "Ticking sound") och namnge och spåra din Pomodoros.

När du arbetar fungerar tiden som återstår i den aktuella Pomodoro i anmälningsområdet i svarta nummer. Markera "Visa tidräknare" i dialogrutan Inställningar för att visa tiden kvar i en liten popup under det förföljande svarta numret.

Hantering av tidshanteringens archenemi: avbrott

Självklart är arbetsdagar ofta oförutsägbara. Avbrott är ibland interna, till exempel en önskan att kontrollera ditt e-postmeddelande, och ibland externt, till exempel en ringande telefon eller ett improviserat möte med din chef. När avbruten, pausa Pomodoro genom att högerklicka på nedräkningen och välja Avbryt Pomodoro. Om avbrottet blir en uppgift, spela in den tillsammans med dagens andra Pomodoros.

På din Pomodoro-logg registrerar du hur brådskande och viktigt varje avbrott visar sig vara, och om det inte heller var, försök att släcka det i framtiden tills efter att du har slutfört uppgiften till hands. Målet är att förbättra din förmåga att förutsäga tiden som olika uppgifter kräver.

När du är redo att gå tillbaka till jobbet, välj Resume Pomodoro från högerklick-menyn.

E-boken rekommenderar att du använder papper för att planera varje dags Pomodoros och registrera dina arbetsförlopp och avbrott. Självklart kan du lika enkelt använda ett kalkylblad, databaspost eller textfil för att spåra din arbetsaktivitet. Jag använde min PCs standardtextredigerare för att skapa min Pomodoro-logg (låter som något du skulle se bredvid avokado dip vid en fest).

Om du vill visa statistik över dina tidigare Pomodoros väljer du Statistik på högerklick-menyn. Pomodoros listas med namn, slutdatum och varaktighet tillsammans med information om avbrott. Du kan sortera posterna per kolumn, men du kan inte exportera informationen förutom att kopiera och klistra in varje post individuellt.

Jag tillbringade ett par dagar inspelning och analys av Pomodoros. Processen påverkade inte på min arbetsdag. Eftersom de flesta planerar sin arbetstid baserad på halvtimmarsegment, var det dags att förutse vilken tid varje uppgift skulle ta. Jag spelade bara in Pomodoros när jag var på mitt skrivbord och vanligtvis på datorn. Andra människor kommer att använda dem för att planera möten och många av deras företagsrelaterade telefonsamtal.

Halvtimmas steg visade sig vara för kort för mig. Jag ökade intervallet till 1 timme och pausetiden till 10 minuter. Jag hade blåsit precis förbi brottspåminnelserna på 25 minuter, men jag var vanligtvis redo för en kort andning efter en timme av stadig arbete.

Jag jobbar hemifrån, så en oväntad fördel med att registrera mina avbrott var beslutet att dämpa ringsignalen på vår fasta telefon under arbetsdagen. Jag litar på min mobiltelefon för arbete, så nästan varje samtal på fasta nätet från 9 till 5 var en robo-call-marknadsföringskollektion eller avtalets påminnelse. (Vårt hemnummer är registrerat på alla listor utan att ringa det, men de oönskade marknadsföringen fortsätter.)

Oavsett om du planerar och registrerar ditt Pomodoros regelbundet eller gör det bara för en kort stund, kommer du sannolikt att få en mycket bättre förståelse för hur du faktiskt spenderar din arbetsdag som ett resultat. Informationen kommer att göra din planering mer exakt och kan också ange hur du kan minimera avbrott och undvika andra arbetsdagstider sänker.