Med tekniken alltmer sammanflätade med alla aspekter av verksamheten kan CNET @ Work hjälpa dig - prosumers till småföretag med färre än fem anställda - komma igång.

För fem år sedan rådde jag till en liten lokal kreditförening som letade efter att outsourca sin webbplatsutveckling till ett professionellt företag som förstod elementen av stor branding och merchandising. Kreditföreningens mål var att "jämna ut spelplanen" så att dess online närvaro kunde konkurrera positivt med de stora bankernas och finansinstitutens webbplatser.

Vi tittade på olika webbsidor och marknadsföringsföretag. Längst bort var den bästa webbdesignern och varumärkespersonen en lokal frilansare som arbetade ut ur sitt hem. Hans tävling: flera större Seattle-baserade företag - alla med välutrustade kontor kompletta med cappuccino-maskiner som serverade anpassade kaffe för att besöka kunder. Vi besökte dessa företag, men den lokala frilansaren hade inte ett kontor så han kom till kreditförbundet.

Som konsult som i första hand tittat på kvalitet rekommenderade jag min klient att frilansdesignern gjorde högkvalitativt arbete. Men när det gällde andra delar av kreditföreningens RFP, som förmågan att stötta arbetet fortlöpande eller långsiktig finansiell solvens av säljaren, konkurrerade frilansaren inte bra. I slutändan valde kreditförbundet ett mycket dyrare kontrakt från en av Seattle-företagen som serverade stor cappuccino och hade ett imponerande kontor i centrum. "Varför vill vi sätta vår tro på en hästaffär som vi inte ens vet kommer att vara i nästa år?" Mitt klientfirmans vd klagade.

Lektion: Det professionella intrycket som levereras av ett fysiskt kontor är viktigt.

"Vad många företag tycker är att de helt enkelt inte kan springa bra utan att träffa sina kunder ansikte mot ansikte", säger Marcus Moufarrige, VD för Servcorp, som erbjuder globala "virtuella" kontor.

För att inte bli förvirrad med virtuell verklighet, tillåter ett virtuellt kontor enligt Servcorp små och medelstora företag att dra nytta av fördelarna med en prestigefylld adress, fasta telefonnummer och lagstöd utan att begå till dedikerat kontorsutrymme.

"Du kan vara baserad i New York och driva en global försäljningsstyrka på flera ställen med en mycket" lätt "tegelsten, men du behöver fortfarande fysiska kontor och kontorspersonal på de avlägsna platserna för att stänga stora erbjudanden."

Med andra ord känner kunderna sig bättre med att göra affärer med ett företag som har ett attraktivt kontor och konferensrum, med en professionell administrativ personal som står för att ta telefonsamtal, göra möten - och servera cappuccino, om det behövs.

Små företag som försöker hävda en stor global närvaro genom att ha attraktiva kontor och anläggningar i städer runt om i världen kan uppnå detta utan att behöva låsa in i långsiktiga bygginköp eller leasingavtal, säger Mourfarrige.

Det alternativ som hans och andra företag erbjuder är "on demand" -kontor, anläggningar, teknik och administrativt stöd i USA och globala platser där företagen bara betalar för vad de behöver eller använder.

Hur det fungerar

Säg att du är en mjukvaruleverantör baserat i New York, med distansförsäljare baserade i Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdam och Tokyo. Dessa säljare är vanligtvis på väg; När de inte är på väg, har de alla hemkontor. Men när det kommer dags för en säljare att göra en stor presentation eller att sluta en affär med en stor kund i exempelvis Los Angeles, kan säljaren hyra en kontorsanläggning med administrativt stöd, konferensrum och den senaste videotekniken. Den imponerande kontorsomgivningen understryker styrkan och varumärket i företaget och hjälper till att försegla affären.

Så om du är ett mindre företag utan en imponerande tegelsten och närvaro, vilka steg kan du vidta för att utnyttja tegel och murbruk när du behöver?

Steg 1: Bekräfta affärsvärdet för tegel och murbruk

Många online-detaljhandelsföretag bekräftar stolt att de varken har eller strävar efter någon närvaro av tegelsten. Men för ett stort antal andra affärer - finansiell planering, redovisning, lag, försäkring, fastigheter, kommersiell programvara, landmätning, arkitektur och konstruktion och hälsovård, bara för att nämna några - ett virtuellt kontor kan vara en verklig konkurrens fördel.

L. Blake Harvey, VD för ett New York-baserat PR-företag, ser många fördelar med virtuellt kontor närvaro: "Jag har använt virtuella kontorslösningar och de var så kritiska för att hjälpa till att bygga en mer solid grund för företaget" säger Harvey. "Det gav mig en chans att arbeta med kunder och partners med självförtroende, eftersom jag visste att mitt dedikerade lokala telefonnummer alltid var i drift och mitt mail var professionellt hanterat. Tillgång till kontorslokaler i timmen gav mig den extra fördelen att kunna konkurrera med mina industrins motsvarigheter till ett pris som var förnuftigt för mitt företag. Den professionella personalen hos verkställande assistenter och golvpersonal gjorde det möjligt för mig att delegera lämpliga uppgifter som oundvikligen frigjorde mer tid för att bygga verksamheten. "

Steg 2: Vilka tjänster ska du leta efter?

Minimalt bör virtuella kontor erbjuda attraktiva omgivningar där dina säljare i fält kan mötas med kunder. Dessa fysiska kontorsfaciliteter kan omfatta kontor, konferensmötesrum, toaletter, kök - om kaffe och / eller förfriskningar ska tas in eller förberedas - och ett mottagningsområde där administrativ personal i lokalerna hälsar kunden med din Företagsnamn. Ett andra lager ovanpå de fysiska lokalerna stöder tekniken. Detta kan sträcka sig från telefontjänster och höghastighetsinternet, till videokonferenser och annan underlättande teknik för produktpresentationer och demo.

"Som ett tekniskt rådgivande företag är Chairsevens uppgift att stödja våra kunder genom att tillhandahålla världsklass teknikkonsulttjänster och oöverträffat kundsupport", säger Jordan Hamad, VD. "Genom att använda virtuella kontor kan vi se till att telefonen alltid svaras professionellt och att vi alltid har ett tillförlitligt, professionellt och välutrustad utrymme där vi kan vara värd för våra kunder. Det gör det möjligt för oss att fokusera inte på att driva ett fysiskt utrymme, men det som vi bäst gör är att lösa några av de svåraste tekniska utmaningarna för våra kunder. "

Steg 3: Glöm inte att varor

En virtuell kontorsanläggning måste vara snyggt inredd och utsedd - och en del av detta kommer att vara upp till dig. Du kommer att vilja ta med dig egna varumärken (företagsskyltar etc.) till anläggningen för att identifiera den som en del av ditt företag. Investera i högkvalitativa skyltar (dvs inte bara hänga upp ett provisoriskt tecken) och kontorsmöbler. Sök professionell dekorationshjälp om du behöver det.

Steg 4: Dialog med din salesforce

Om du strikt använder hemkontor till din försäljningsstyrka idag och vill integrera virtuella kontor måste din salesforce bli uppmärksam på när och hur man använder dem. Ett möjligt scenario: Utbilda dem att använda en virtuell anläggning endast när de behöver göra en nyckelpresentation till en klient. I normal, daglig verksamhet skulle de fortsätta att arbeta främst inom fältet med hjälp av sina hemkontor. I andra fall kan det vara mer meningsfullt att få dina säljare regelbundna virtuella kontorslokaler.

I alla fall är det viktigt att låta din salesforce veta exakt under vilka omständigheter du vill använda virtuell fastighet. Det är också viktigt att få din salesforce engagerad i processen. Få dem att besöka en potentiell virtuell kontors webbplats innan du går in på något avtal. Få deras återkoppling i förväg om huruvida de anser ett virtuellt kontor som behövs på deras platser. Slutligen är det viktigt att du personligen förhandsgranskar dessa faciliteter. "Vi har använt globala virtuella kontor i många år, och jag gör alltid det till en punkt att regelbundet besöka dessa kontor, säger Mourfarige.

Bottom line: Entreprenörer och småföretagare har nu överkomliga och flexibla alternativ för att utöva fysisk närvaro på viktiga marknader runt om i världen.

"Hur vi ser det här, säger Emin Tatosian, grundare av fintech-uppstart FastFin, " är att det är ett molnbaserat kontor, en resurs för oss. Vi kan expandera och kontrakta efter behov. "