Funktionen Print-to-PDF i OS X är bekväm för att snabbt behålla ett dokuments layout i PDF-formatet, så det kan ses på de flesta datorer och surfplattor. Om du vill skicka någon ett formaterat dokument som innehåller känslig information kanske du vill lägga till steget att skydda det med ett lösenord.

För att göra detta kan du använda ett behållarformat som en ZIP-fil eller en krypterad diskbild (med hjälp av Disk Utility-programmet i OS X); Det kan emellertid vara lite omständligt att hantera, både för avsändaren och mottagaren.

Ett alternativ är att skicka PDF-filen som en krypterad PDF-fil med ett lösenord som måste anges av mottagaren innan PDF-filen kan läsas.

Det finns inget specifikt alternativ att skriva ut ett dokument till ett krypterat PDF-format i OS X, men proceduren är enkel nog:

1. Använd PDF-menyn i dialogrutan Skriv ut och välj "Öppna PDF i Förhandsgranskning."
2. Tryck på Command-S för att spara PDF-filen.
3. I dialogrutan Spara, klicka på kryssrutan "Kryptera" och ange ett lösenord för PDF-dokumentet och spara sedan det på skrivbordet (eller liknande plats).
4. Klicka nu på verktygsfältet Delning i förhandsgranskning och välj alternativet E-post.

Denna åtgärd kommer att skapa den krypterade PDF-filen och erbjuder ett relativt enkelt sätt att bifoga det till ett nytt e-postmeddelande. Men om du använder den här funktionen regelbundet kanske du vill ha ett lite mer strömlinjeformat tillvägagångssätt.

Lyckligtvis stöder OS X ett alternativ för anpassade utskriftsinställningar som du kan använda för att kryptera en PDF direkt från PDF-menyn i utskriftsdialogrutan. För att göra detta, öppna Automator-programmet (i mappen Program) och följ dessa steg:

1. Skapa ett nytt arbetsflöde.
2. Välj "Skriv ut plugin" som den typ av arbetsflöde som ska skapas.
3. Leta reda på "Kryptera PDF-dokument" -åtgärden och dra det till arbetsflödesområdet.
4. Klicka på alternativknappen för den här åtgärden och kolla på alternativet "Visa den här åtgärden när arbetsflödet körs."
5. Leta reda på "New Mail Message" -åtgärden och dra den till arbetsflödet, under krypteringsåtgärden (du kan eventuellt använda åtgärden "Lägg till bilagor till frontmeddelande" eller ha det i ett separat arbetsflöde helt och hållet).

Spara arbetsflödet med ett namn som "Mail Encrypted PDF" och du borde vara bra att gå. Nu när du skriver ut ett dokument kan du välja detta arbetsflöde från PDF-menyn och efter att du har angett lösenordet ska systemet skapa det säkrade PDF-dokumentet i ett nytt e-postmeddelande.