Två gånger under den senaste månaden var jag tvungen att bli reacquainted med Microsoft Office eftersom ett företag jag jobbade med krävde en äkta Office-fil. Båda erfarenheterna gjorde att jag uppskattar Google Drive enkla, enkla appar igen.

Ja, det finns uppgifter Google Drives ordbehandlare, kalkylblad och presentationsprogram kan inte hantera bra eller alls, men för 99, 9 procent av filerna jag jobbar på, passar Google Drive snyggt. Det här är fem sätt att använda Google Drive för att raka minuter från din arbetsdag.

Tangentbordsgenväggen öppnar en lista med snabbtangenter

Efter några decennier av datoranvändning kan min minneskapacitet för tangentbordsgenvägar ha nått sin gräns. Fortfarande finns det inget bättre sätt att arbeta snabbare än att förskjuta musen till förmån för tangenttryckskombinationer för vanliga operationer.

Google Drive ger en rad speciella tangentbordsgenvägar, av vilka CNET s Ed Rhee beskrivs i ett inlägg från förra april.

För oss minnesutmanade typer är den senaste genvägen på listan den viktigaste: skriv ett frågetecken (eller Shift + /) för att öppna ett fönster som innehåller alla tangentkombinationer i Google Drive. (Genvägslistan kan också öppnas genom att klicka på alternativet "Tangentbordsgenvägar" på rullgardinsmenyn Inställningar (växelikon) i det övre högra hörnet av huvudfönstret.)

Observera att i februari gav Ed en lista över genvägar i Gmail, som du också kan komma åt i huvudfönstret i Gmail genom att skriva ett frågetecken.

E-posttext blir en Google Docs-fil

I ett inlägg från förra maj beskrev jag Josh Sullivans gratis Gmail-bilagor till Drive-tillägg för Google Chrome som lägger till alternativet "Spara till enhet" i meddelanden som har bilagor.

Tyvärr finns det inget sätt att spara meddelandet själv till Google Drive i ett redigerbart format. (Du kan öppna meddelandet och välja Arkiv> Spara sida som> Google Drive, men den resulterande HTML- eller "Webarkiv" -filen kan inte redigeras som ett textdokument i Google Drive.)

Den gratis Mail2Drive-förlängningen för Google Drive ger dig en unik e-postadress som du kan använda för att konvertera meddelandetexten till en Google Docs-fil med ren text.

När du har installerat tillägget och loggat in på ditt Google Drive-konto, besöker du Mail2Drive-sidan och klickar på Starta appen för att öppna programmets välkomstskärm. Välj "Klicka här för att komma igång" för att skapa e-postadressen.

För att undvika att kopiera och klistra in Mail2Text-adressen varje gång jag ville konvertera ett meddelande till en Google Docs-fil skapade jag en Mail2Text-kontakt i Gmail. Detta låter mig vidarebefordra meddelandet och börja skriva "mail2text" i fältet Till: för att komma in i Mail2Text-adressen.

De första gångerna jag vidarebefordrade meddelanden på detta sätt har meddelandena aldrig gjort det till Google Drive. Du måste ta bort prefixet "Mail2Drive" från adressen i fältet Till: Meddelandet ska skickas till din Google Drive-butik. Du kan också behöva exportera den resulterande filen till Google Dokument innan den kan redigeras.

En annan begränsning med att använda Mail2Drive är att filerna tillägget skapas placeras i mappar under huvudlistan My Drive. Du kan inte ange en annan plats när du skickar meddelandet till Google Drive.

Självklart kan du omorganisera filerna och mapparna genom att markera dem och välja mappikonen för att öppna Google Drive-organiseringsfönstret.

Begränsa Google Drive-synkroniseringar till specifika mappar

Google Drive-funktionen som jag har kommit att lita på är möjligheten att få de senaste versionerna av alla mina filer tillgängliga på alla mina datorer och enheter automatiskt, oavsett om jag är online nu eller ej. Denna nivå av fildubbling kan snabbt ta en stor bit av maskinens hårddiskar, dock.

För att spara utrymme på en viss dator begränsar du Google Drive-mappar som synkroniseras med systemet. Klicka på ikonen Google Drive på aktivitetsfältet och välj Inställningar. Markera "Synkronisera bara några mappar till den här datorn", välj de mappar du vill synkronisera i fönstret Synkroniseringsalternativ och klicka på "Använd ändringar".

Som dialogrutan Inställningar anger, kommer filer som inte finns i en Google Drive-mapp alltid att synkroniseras. Om du vill inaktivera all filsynkronisering, avmarkera alternativet Synkronisera Google Docs-filer som visas under mappfönstret.

Spara lagringsutrymme genom att radera onödiga filversioner

Google Drive behåller alla versioner av dina filer i 30 dagar eller upp till 100 revisioner. Beroende på vilken typ och storlek filerna du lagrar kan versionerna ta upp en stor del av din tillgängliga lagring.

Om du vill förhindra att Google Drive tar bort tidigare versioner av en fil markerar du filen och klickar på Mer> Hantera ändringar. (Observera att det här alternativet inte är tillgängligt för filer som inte har flera versioner.) Kontrollera filens alternativ under "Ta inte bort automatiskt."

Skapa ett enda arkiv för alla dina Google-data

Flera tillägg lovar att säkerhetskopiera dina Google Drive-filer, men Google Takeout-arkivtjänsten kan uppfylla dina säkerhetskopieringsbehov utan att behöva hämta och installera ett annat program.

Relaterade historier

• Ett bättre sätt att förhandsgranska docs snabbt i Google Drive
• Så här sparar du en webbsida direkt till Google Drive
• Komma igång med Google Docs för iOS

Börja med att logga in på ditt Google-konto och öppna startsidan. Förutom dina Google Drive-filer kan du arkivera all data i Google+, dina cirklar, kontakter, profil, Picasa-bilder, Google Voice och andra Google-tjänster.

För att arkivera allt klickar du på knappen Skapa arkiv under fliken Alla data, eller för att vara mer selektiv, klicka på "Välj tjänster" och välj de som du vill säkerhetskopiera innan du klickar på Skapa arkiv.

Det tog bara några minuter att förbereda ZIP-arkivet på cirka 150 MB Google-data, varav huvuddelen bestod av Google Drive-filer. Klicka på hämta knappen för att starta nedladdningen.

När nedladdningen är klar, helt enkelt pakka ut filen för att visa dina data i respektive programmets respektive mapp. Jag önskar bara att arkivet inkluderade min sök- och surfhistorik. Då kanske jag vet så mycket om mig själv som Google känner till mig.