Du har inte tid att sortera igenom hundratals expertutlåtanden om hur du tömmer in i en inkorgen. Det var därför jag gjorde sorteringen för dig.

När jag arbetade igenom ett dussin av dessa strategier för att öka produktiviteten i e-post, uppstod ett tema: Håll det kortfattat.

I den andan och utan vidare fördröjning är här de bästa förslagen om produktivitetsguruer för att undvika e-posttider.

Låt inte din inkorg sätta ditt schema

Jag är en av de personer som besöker inkorgen innan jag får mitt kaffe eller öppnar en tidning på morgonen (kom ihåg tidningar?). Därför slängde jag det första tipset från Audrey Thomas från OrganizedAudrey.com för en slinga. Vänta en timme till din arbetsdag innan du kontrollerar din e-post.

Eftersom många av oss kommunicerar med människor långt utanför vår tidszon, kommer det här förslaget vara svårt att följa. Men den sista av Audreys 10 tips är en som jag starkt stöder (med en kvalifikation): Stäng av alla e-postmeddelanden. När allt är vem som är chefen, du eller din inkorg?

Kvalificeringen är att du kanske vill skapa varningar för e-postmeddelanden du får från personer som faktiskt kan skicka ett brådskande meddelande. I så fall kan du antingen skapa en regel som varnar dig via ett textmeddelande när du tar emot mail från den personen (jag kommer att förklara denna process i ett framtida inlägg) eller använda en tjänst som AwayFind.

Jag beskrev hur man använder AwayFind i ett inlägg från november 2012 med titeln "Hur tystas meddelanden på smartphones och tabletter" (bläddra till undersidan av posten för information om appen). AwayFind kostar $ 5 per månad för ett e-postkonto och $ 15 per månad för upp till fem konton. både personliga och pro konton kommer med gratis 30-dagars försök.

Fem-mening regel sparar din tid och deras

Precis som det finns människor som älskar ljudet av sin egen röst tror många av oss att mottagarna av våra meddelanden hittar vår e-mailprosa-nitning. Inte så. Entreprenörens Stephanie Vozza kallar e-regeln med fem meningar en "produktivitets livräddare".

Vozza rekommenderar att du lägger ett postscript längst ner i dina meddelanden som lyder "För att spara tid och min, begränsar jag alla mina svar till fem meningar eller färre." Faktum gäller att fem-meningen regeln inte bara gäller svar. Vozza citerar seriell entreprenör Guy Kawasaki: "Mindre än fem meningar är ofta abrupta och oförskämda, mer än fem meningar avfallstid".

Kawasaki tror att e-postmeddelanden ska svara på fem frågor: vem du är, vad du vill, varför du frågar varför mottagaren ska göra vad du frågar och vad nästa steg är. Det enda undantaget från fem-meningen regeln är när du lovar någon. Då föreslår Kawasaki att du "fortsätt så länge du vill."

TLA kan vara RTS (realtids sparare)

Ett av de bästa sätten att få ditt meddelande på kortare tid är att inkapslera det i ämnesraden med TLAs (tre bokstäver akronymer). Inc.s Les McKeown "dissekerar" e-postadressen i "Nyckeln till e-postproduktivitet? Bättre ämnesrader."

När ett svar på två eller tre ord räcker, eller helt enkelt för att bekräfta mottagandet av ett meddelande, kan du svara utan det ursprungliga meddelandet och starta ämnesraden med "Fick det, kommer att göra (eom)" för att ange mottagarens behov " t öppna meddelandet. Förutom "eom" (slutet av meddelandet), föreslår McKeown flera andra ämneslinje TLA: NRR (inget svar krävs), Y / N (ja / nej fråga), RB [T] (svar med en bestämd tid / datum ), AB [T] (action efter en bestämd tid / datum), och PYR (per din begäran), vilket för mig verkar för uppenbart, och kanske till och med lite snarky.

Att filen eller inte filen?

Många experter på e-postproduktivitet insisterar på att du ser till att din inkorg är tom vid slutet av varje arbetsdag. Jag tar motsatt tillvägagångssätt: Min inkorg är mitt sökbara meddelandearkiv. Jag erkänner emellertid lätt fördelarna med ett organiserat system för postlagring.

Nyckeln till ett sådant system är att skapa mappar som du placerar meddelanden utifrån olika kriterier. Medium.com: s George Kao har utformat ett sju kategori e-postsystem som han hävdar rymmer alla meddelanden som du sannolikt kommer att få.

Ur produktivitetssynpunkt är den viktigaste av Kao sju kategorier den första: Inget behov av att svara eller läsa, vilket till mig är lika med "radera". De andra kategorierna är borta, valfritt svar, valfri läsning, obligatoriskt svar idag, önskat svar senare och uppföljning. Kao påpekar att vissa av dessa kategorier kommer att kräva underkategorier.

Relaterade historier

• Dropbox blir chatty och köper Zulip på arbetsplatsen
• WhatsApp VD: Vi kommer inte att äventyra din integritet för Facebook
• Ta bort och hantera gamla meddelanden i Mail
• Twitter berättar nixes planerar att säkra meddelanden från snooping

Om sju kategorier av mail är för många för dig, rekommenderar Forbes 'Susan Adams den "tre-flavored" posthanteringsmetoden för produktivitetsexperten Mark Hurst: irrelevant, relevant men inte handlingsbar och effektiv.

I den första kategorin är spam och "reply-all" -meddelanden, vilket Hurst säger att du ska radera omedelbart. Mail i den andra kategorin ska arkiveras enligt Hurst. Detta lämnar bara de meddelanden som Hurst hänvisar till som "arbete", som han rekommenderar att du flyttar till en "att göra" -mapp.

För en år sedan berättade en erfaren kontorschef att nyckeln till pappersfilhantering var att hantera varje fil så få gånger som nödvändigt, och helst bara en gång. Flytta ditt mail ur din inkorg och till en mapp som du kommer åt senare lägger till ett steg till din mailhantering. Men om en tom inkorg är ditt mål, är Hursts system ungefär lika enkelt och okomplicerat som de får.

En annan Forbesartikel publicerad i veckan och skrivet av Cathie Ericson erbjuder 5 sätt att ta kontroll över din e-postbrevlåda. Ericson citerar Marsha Egan från InboxDetox.com som rekommenderar att du endast kontrollerar ditt mail tre gånger varje dag: första på morgonen, efter lunch och nära slutet av din arbetsdag. Om det behövs, säger Egan, du kan lägga till e-postkontroller på mid-morning och mid-afternoon.

Egan rekommenderar också att du undviker att öppna din mailapp när du är på språng eftersom du vill vänta tills du får tid att reagera medvetet. Dessutom varnar hon mot att pröva din inkorg strax före sänggåendet, eftersom man tittar snabbt på att titta på en ljus bildskärm.

Tänk innan du svarar, eller svara inte alls

Flera av e-postexperterna varnar för att svara på meddelanden direkt om du inte behöver. Som Medium.com s George Kao påpekar, "avstånd skapar perspektiv."

Tänk också på att det för vissa meddelanden inte är det mest effektiva mediet. När du befinner dig i bumpning mot regeln med fem meningar kan det vara dags att hämta telefonen eller, om personen är i närheten, sluta personligen att skicka ditt meddelande. Omvänt kan ett textmeddelande vara bäst för korta anteckningar som måste läsas eller svaras direkt.

Medan det inte direkt hänför sig till produktivitet, är ett annat tips som upprepas av e-post mavens att hålla tonen i ditt meddelande "positivt och vänligt". Som med all elektronisk kommunikation, faller ironi och andra försök att humor ofta platt utan lämplig röstböjning eller personliga gester och uttryck. Det är en annan anledning att tänka på att plocka upp telefonen eller sluta med att leverera ditt budskap i köttet.