10 regler för att skriva e-postmeddelanden som alltid får ett svar

Det här är en del av CNETs #adulting-serie berättelser för att hjälpa dig att räkna ut hur man bor, jobbar och spelar nu när du är vuxen.

Om du har ett jobb - eller gå till skolan, eller bara andas - år 2017, lita du antagligen på e-post för att få saker gjorda. Och medan du antagligen har mailat för en bra del av ditt liv, är e-posta medarbetare och chefer annorlunda än att meddela din mamma eller din bestie.

Jag har skrivit e-post professionellt för kunder i cirka 10 år. Här är mina bästa tips för att få dina e-postmeddelanden öppnas, läsas och svaras på varje gång.

1. Slösa inte på ämnesraden

Ämnesrubriken är din första (och ibland sista) chans att få någon att öppna din e-postadress. Lama inte ut med en ämnesrad som bara säger "Hej!" Det berättar läsaren ingenting. Om de inte känner dig personligen, antar de bara att ditt e-postmeddelande är spam och raderar det.

Den bästa ämnesraden summerar vad din e-post handlar om. Här är några bra exempel:

Fråga om tisdagsmötet
Behöver du hjälp med den nya mjukvaran
Känner du Jim Smith?
Användbar feedback på New York-konferensen

Kom ihåg att ämnesraderna blir avskurna, särskilt på mobilen. Så, håll den kort, intressant och till den punkten.

2. Lägg till en känsla av brådskande (... om det är brådskande)

Ett annat tips för att öppna är att ge en känsla av brådska till ämnesraden - om och bara om det är brådskande. Användning av lock är bra för detta, men använd det sparsamt. Här är några exempel:

Jag behöver ditt kalkylblad ASAP
URGENT: Har du röstat än?
ATTN: Behöver hjälp i mötesrummet
RSVP: Behöver ditt svar av EOD
TIDLIGT: Registrera dig klockan 18.00 idag

Ovanstående är endast användbar när du faktiskt behöver e-post läsas och besvaras snabbt. När de är överanvända, förlorar dessa förordningar snabbt sin rita.

3. Var avslappnad och använd namnen

Om du skickar e-post till någon som inte känner till dig, var noga med att alltid öppna med personens namn. Detta gör en email-känsla mindre spammig och mer personlig. En avslappnad email kan börja, "Hej Anna!" Om e-postmeddelandet är mer formellt, gå med något som, "Hej Anna Jones" eller "Kära Ms Jones."

Även om ett e-mail normalt kan vara formellt, kan du ha bättre lycka med en oväntat avslappnad taktik. Denna typ av e-post känns personlig och avslappnad, men inte invasiv. Att säga hej, med hjälp av deras förnamn och omnämnande av något personligt och specifikt för mottagaren kan ta e-post till den lediga platsen utan att överskridas. Några saker du kan säga är:

Det var fantastiskt att träffa dig förra veckan
Älskade din tweet / Facebook-post / etc. ungefär [fyll i ämnet här]
Ditt samtal på konferensen [fyll i tomt] var särskilt användbart för mig eftersom [fyll i det tomma]

Detta avslappnade tillvägagångssätt kan få mottagaren att känna sig avslappnad och mottagligare. Jag använder kausala tillvägagångssättet 90 procent av tiden och det fungerar. Jag sparar formella för de som regeringstjänstemän och verkställande direktörer i större företag.

Även i mer formella e-postmeddelanden kan du börja med en komplimang eller positiv personlig erfarenhet omedelbart få läsaren att investera i din e-post och mer villig att svara. Håll det kort.

4. Hämta till den punkten

Tänk på hur du kontrollerar och prioriterar din inkorg. Chansen är att du skymmer igenom många e-postmeddelanden för att identifiera vad som behöver ett omedelbart svar, och vad som kan bli försenat. Så slösa inte tid med preambles. Hämta till punkten omedelbart och lägg sedan till någon förklarare eller sidinformation efteråt. Ingen har tid att vada genom ett email för att ta reda på vad heck du vill ha.

När det är lämpligt kan en punktlista hjälpa läsaren snabbt att förstå vad du behöver.

5. Håll det kort

Även om du kommer till punkten genast, ska du inte ramla på efteråt. Ta bara med den viktigaste informationen och sluta skriva. Allvarligt. Ett långt textblock gör att dina mottagare suckar och bestämmer att de kommer tillbaka och läser din mail senare när de har mer tid. Gissa vad, men? Din epost kommer snabbt att glömmas och de kommer aldrig tillbaka till dig.

6. Lägg till ett samtal till handling

Om du vill att en mottagare ska agera, säg så. Ge dem riktningar på exakt vad du behöver, som ett svar av en viss tid och datum. Detta kallas en call-to-action (CTA) i den professionella email-writing biz.

7. Gör det enkelt

Se till att det är så enkelt som möjligt för din mottagare att göra vad du frågar. Lägg till en länk för att klicka på, ett telefonnummer som ska ringas eller ett dokument som ska läsas om du behöver mer än bara ett mailat svar.

8. Lägg till en deadline

Glöm inte att lägga till en känsla av brådskande genom att ge mottagaren en tidsfrist för deras åtgärd, om du kan. Manners är också ett måste för att förhindra att du uppmanar dig från att känna dig krävande. Säg tack och tack för att mildra din förfrågan.

Här är några exempel:

Kan du skicka ett svar från EOD till mig? Tack!
Kan du snälla svara med den här länken före middagen?
Vänligen ring mig vid 09:00. Mitt mobilnummer är 000-0000.
Vänligen gå med i resten av laget över hos vår Slack-grupp: abc123.slack Lösenord: 1234

Beroende på hur brådskande din begäran är, kan det också hjälpa till att be mottagaren att svara även om tidsfristen inte fungerar. På så sätt kan du bära en dialog som hjälper till att undvika avbrott.

9. Glöm inte ditt namn

Avsluta e-postmeddelandet med ett tack och ditt namn. Anta inte bara att de vet vem e-postmeddelandet är från. Faktum är att du måste redigera ditt e-postkonto automatiskt signatur med ditt fullständiga namn, ditt yrke eller din position och kontaktinformation så att den automatiskt fyller i varje e-post.

10. Uppföljning

När din tidsfrist har gått, var inte rädd för att maila mottagaren för att kontrollera deras svar. Ibland tänker folk svara på dig, men de glömmer bara.

Här är ett par uppföljningslinjer som du kan stjäla:

Hej (namn), jag märkte att du inte kom tillbaka till mig om (ämne). Kan du komma tillbaka till mig vid (tid)? Tack!
Hej (namn), såg du min email om (ämne)? Om jag kunde få ett svar av (tid) som skulle vara fantastiskt. Tack!

Att känna till en effektiv e-postkonst kan få dig att märka. Använd dessa element och du får resultat. Vem vet? Din skickliga emailing färdighet kan till och med flytta dig uppför stegen på jobbet.